แนวทางการปรับปรุงระบบประเมินผลงาน (ตอนจบ)

ในที่สุด เรื่องราวของแนวทางในการปรับปรงระบบประเมินผลงาน ก็เดินทางมาถึงตอนจบแล้วนะครับ ถ้ายังจำได้ผมได้นำเสนอแนวทางในการปรับปรุงและแก้ไขปัญหาของการประเมินผลงานที่เกิดขึ้นในองค์กร โดยเริ่มจากเรื่องของระบบการประเมินผลงานก่อนเลยว่า เราจะต้องสร้างระบบประเมินผลงานที่เหมาะสมกับองค์กรของเรา และถูกต้องตามแนวทางในการประเมินผลงาน จากนั้นก็มาต่อในเรื่องของการพัฒนาผู้ประเมินว่าจะต้องทำอะไรบ้าง แล้วก็มาต่อในเรื่องของการพัฒนาผู้ถูกประเมินว่าจะต้องรู้และเข้าใจระบบประเมินผลงานของบริษัทอย่างชัดเจน

ในวันนี้ผมจะเสนอแนวทางในการบริหารระบบประเมินผลงานให้ระบบอยู่คงที่และเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการประเมินผลงานอย่างแท้จริง ระบบที่ว่านี้ บางแห่งก็เรียกว่าระบบบริหารผลงานนั่นเองครับ

จริงๆ แล้วการประเมินผลงานที่เราคุยกันมาทั้งหมดนั้น เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารผลงานที่ผมกำลังจะเล่าให้อ่านกันครับ ไม่ว่าเราจะใช้ระบบบริหารผลงาน หรือประเมินผลงานแบบเดิมๆ การที่เราจะทำให้เรื่องของการประเมินผลงานนั้นมีปัญหาน้อยที่สุด และทำให้หัวหน้ากับลูกน้องมองเรื่องของผลงานเป็นเรื่องของการพัฒนาคน และสามารถประเมินผลงานพนักงานโดยที่ทั้งหัวหน้าและลูกน้องต่างก็มองในมุมของผลงานได้อย่างเข้าใจร่วมกัน แนวทางหลักๆ ก็มีดังนี้ครับ

  • วางแผนผลงานร่วมกัน กล่าวคือ ในช่วงต้นปี ซึ่งถ้านับตามปีปฏิทินก็คือช่วงสัปดาห์แรกของเดือนมกราคมของทุกปี หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องนั่งคุยกันถึงเรื่องของผลงานที่คาดหวังจะให้ทำในปีนั้นๆ ว่ามีอะไรบ้าง โดยอาจจะกำหนดเป็นตัวชี้วัดผลงานให้ชัดเจนในมุมของผลงานที่หัวหน้าคาดหวัง ส่วนเรื่องของพฤติกรรมก็ให้คุยกันว่าในปีนั้นๆ เราคาดหวังพฤติกรรมอะไรบ้าง และอยากเห็นพฤติกรรมอะไรที่ได้รับการพัฒนาและปรับปรุงให้ดีขึ้น จากนั้นก็บันทึกลงในแบบฟอร์มการประเมินผลงานของบริษัทเลยครับ เรียกได้ว่าแบบฟอร์มการประเมินจะต้องแจกให้หัวหน้าตั้งแต่ต้นปีกันเลย เพื่อที่จะได้ตกลงผลงานร่วมกันกับลูกน้องที่ขึ้นตรง ในเรื่องการวางแผนผลงานนั้นถ้าจะให้ลงกันลึกๆ ก็คงต้องไปแตะเรื่องของเป้าหมายขององค์กรด้วย กล่าวคือ ตัวชี้วัดผลงานของแต่ละหน่วยงาน และแต่ละตำแหน่งงานจะต้องตั้งโดยการยึดเอาเป้าหมายขององค์กรเป็นหลักครับ เมื่อกำหนดเป้าหมายและวางแผนผลงานร่วมกัน และบันทึกลงในแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ก็ลงนามร่วมกัน เป็นอันเสร็จพิธีในการวางแผนผลงานต้นปี การวางแผนผลงานร่วมกันนี้จะช่วยทำให้มุมมองในเรื่องของผลงานระหว่างพนักงานกับหัวหน้างานมองตรงกันมากขึ้นครับ
  • ให้ Feedback ผลงาน และสอนงาน เมื่อเวลาผ่านไปในแต่ละเดือนสิ่งที่หัวหน้าจะต้องทำต่อในเรื่องของผลงานพนักงานก็คือ ต้องมีการพูดคุยในเรื่องของความคืบหน้าของผลงานพนักงานในแต่ละเรื่องที่ได้วางแผนไว้ข้างต้น ว่า 1 เดือนผ่านไป เป็นอย่างไรบ้าง 2 เดือนผ่านไปเป็นอย่างไรบ้าง ฯลฯ อะไรที่ทำได้ดีอยู่แล้ว อะไรที่ต้องปรับปรุงเพื่อให้ผลงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ สิ่งเหล่านี้ หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องคุยกันอย่างน้อยๆ ก็เดือนละ 1 ครั้ง เพื่อเป็นการ Feedback และบอกพนักงานให้เห็นมุมมอง และผลงานที่ออกมาจริงๆ เทียบกับเป้าหมาย อีกทั้งยังเป็นตัวบอกความคืบหน้าของผลงานพนักงานอีกด้วย ผลของการ Feedback และสอนงานก็คือ พนักงานจะมองเห็นจุดดีของตนเอง และมองเห็นจุดบกพร่องของตนเองในระหว่างปีอีกด้วย ซึ่งในขั้นตอนนี้ เราก็อาจจะมีการบันทึกผลงาน และความคืบหน้า รวมทั้งปัญหาต่างๆ ทางด้านผลงานของพนักงานลงในแบบฟอร์มการประเมิน ซึ่งจะต้องถูกออกแบบมาให้มีเรื่องของการติดตามผลงานระหว่างปีไว้ด้วย
  • ประเมินผลงาน จากนั้นพอถึงช่วงปลายปี เราก็จะนำเอาข้อมูลทั้งหมดมาพิจารณาผลงานในภาพรวม โดยเอาผลงานจริงมาเทียบกับเป้าหมายที่วางไว้ รวมทั้งเอาข้อมูลที่เรา Feedback พนักงานในระหว่างปีมาร่วมพิจารณาผลงานในภาพรวมด้วย ถ้าเราทำการวางแผนผลงานอย่างชัดเจนแล้ว ระหว่างปีก็มีการ Feedback ผลงานพนักงานอย่างสม่ำเสมอ ผลที่จะได้ก็คือ เมื่อถึงเวลาประเมินผลงานตอนปลายปี จะทำให้หัวหน้าประเมินผลงานลูกน้องได้ง่ายขึ้น และลูกน้องเองก็สามารถมองผลงานของตัวเองออกได้ชัดเจนมากขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถประเมินผลงานตัวเองโดยที่ผลประเมินออกมาแล้วไม่ค่อยต่างกับที่หัวหน้าประเมินอีกด้วย

นี่ก็คือ 3 ขั้นตอนที่จะต้องสร้างให้เกิดขึ้นในองค์กรให้ได้ ถ้าเราต้องการให้ระบบการประเมินผลงานออกมาแล้วมีปัญหาน้อยที่สุด และระบบที่ผมเขียนมาข้างต้นมันก็คือแนวทางของคำว่า Performance Management นั่นเองครับ ซึ่งก็คือ หัวหน้าจะต้องพัฒนาและบริหารผลงานของลูกน้องให้เขาสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นปีนั่นเอง ระหว่างปีก็มีการพูดคุยและให้ผลสะท้อนกับทางด้านผลงานของเขา เพื่อให้เขารู้ตัวว่าอะไรดี อะไรไม่ดี จากนั้นปลายปี เราก็มาประเมินผลร่วมกัน ซึ่งถ้าเราทำตามวงจรนี้แล้ว การประเมินผลงานในแต่ละปีจะเป็นอะไรที่ง่ายมากเลย อีกทั้งปัญหาการทะเลาะกัน การมองผลงานไม่ตรงกัน ปัญหาว่าหัวหน้ามีหลายมาตรฐาน ฯลฯ ก็จะค่อยๆ หายไปครับ

บทสรุปของเรื่องนี้ก็คือ วางระบบในการประเมินผลงานและเครื่องมือต่างๆ ให้ดี และเหมาะกับองค์กรของเราให้มากที่สุด โดยให้หัวหน้างานเข้ามามีส่วนช่วยในการพัฒนาระบบ จากนั้น ก็พัฒนาผู้ประเมินให้มองภาพเดียวกัน และเข้าใจและสามารถใช้ระบบได้บนมาตรฐานที่ใกล้เคียงกัน ถัดมาก็พัฒนาผู้ถูกประเมินให้เข้าใจเรื่องของการประเมินผลงานหรือการบริหารผลงานอย่างชัดเจน และสุดท้ายก็คือ วางวงจรของการบริหารผลงานให้เกิดขึ้นในองค์กรของเราให้ได้ ซึ่งก็ต้องอาศัยความร่วมมือกันของหัวหน้างานทุกระดับ และที่สำคัญที่สุดก็คือการได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงสุดครับ

แล้วการประเมินผลงานขององค์กรก็จะดีขึ้น และมีปัญหาน้อยลงครับ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s