ทำให้ผลงานพนักงานดีขึ้น ด้วยระบบบริหารผลงาน

ตั้งแต่มีเรื่องราวเกี่ยวกับผลกระทบของการปรับค่าจ้างขั้นต่ำ 300 บาททั่วประเทศเกิดขึ้น ก็ส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจของผู้ประกอบการทั้งรายใหญ่ และรายเล็ก ใครจะได้รับผลมากหรือน้อย ก็คงอยู่ที่ขนาดของธุรกิจที่บริหารอยู่ เพราะจะเห็นจากข่าวคราวตามหน้าหนังสือพิมพ์ในช่วงหนึ่งว่า มีผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยที่ต้องปิดกิจการไป อันเนื่องมาจากไม่มีกำลังที่จะบริหารธุรกิจให้อยู่รอดได้ เนื่องจากต้นทุนทางด้านแรงงานสูงขึ้นอย่างมาก

แต่สำหรับองค์กรที่พอที่จะมีทางออก หรือกำลังหาทางออกว่าจะทำอย่างไรกับเรื่องการจ่ายค่าจ้างดีนั้น ผมขออนุญาตแนะนำว่า อย่าไปคิดเรื่องของการจะปรับ หรือไม่ปรับ หรือปรับน้อยๆ ได้อย่างไร ฯลฯ อย่าคิดมากเลยครับ เพราะคิดไปก็ไม่ค่อยมีประโยชน์ต่อการทำธุรกิจของเรามากนัก ทำไมไม่คิดหาทางที่จะสร้าง Productivity หรือผลงานให้ดีขึ้นกว่าเดิมล่ะครับ ไหนๆ ค่าจ้างมันก็สูงขึ้นอยู่แล้ว แล้วเราจะบริหารอย่างไรให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีผลงานที่ดีขึ้น เพื่อที่จะทำให้ผลประกอบการดีขึ้นกว่าต้นทุนที่สูงขึ้นมา

ระบบหนึ่งที่ช่วงนี้เหล่าบรรดาผู้ประกอบการพยายามหันมาใช้ เพื่อช่วยให้พนักงานสร้างผลงานที่ดีขึ้น ก็คือ ระบบบริหารผลงาน (Performance Management) นั่นเองครับ ระบบนี้ไม่ใช่ระบบประเมินผลงานนะครับ แต่เป็นระบบที่หัวหน้าจะต้องช่วยพนักงานในการสร้างและบริหารการสร้างผลงานของพนักงานให้ได้ตามเป้าหมายที่ต้องการได้ ซึ่งโดยทั่วไปก็ประกอบไปด้วยกระบวนการดังต่อไปนี้ครับ

  • วางแผนผลงาน (Performance Planning) ระบบบริหารผลงานจะเริ่มต้นด้วยการที่หัวหน้ากับลูกน้องจะต้องมีการวางแผนผลงานร่วมกันว่า ปีนี้ลูกน้องแต่ละคนจะต้องสร้างผลงานอะไรให้เกิดขึ้นบ้าง และจะวัดความสำเร็จของผลงานนั้นได้อย่างไร ซึ่งผลของการวางแผนผลงานนั้น อาจจะออกมาในรูปของ KPI ก็ได้ หรือจะเป็นข้อความที่ตกลงกันอย่างชัดเจนระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องก็ยังได้ครับ แต่ส่วนใหญ่เรามักจะใช้ตัวชี้วัดผลงานมาช่วยกำหนดมากกว่า เพราะมันชัดเจนมาก ทำให้ลูกพี่และลูกน้องเห็นภาพความสำเร็จเดียวกัน ซึ่งถ้าเราจะใช้ระบบบริหารผลงานแบบเต็มรูปแบบ เราก็ต้องตั้งเป้าหมายผลงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรด้วย ส่วนใหญ่การวางแผนผลงานนี้จะเริ่มทำกันตั้งแต่ช่วงปลายๆ ปีต่อต้นปี หัวหน้ากับลูกน้องต้องวางแผนผลงานกันให้เสร็จภายในเดือนมกราคมของปี (ถ้าใช้ปีปฎิทิน)
  • ติดตาม ให้คำแนะนำ และสอนงาน (Performance Execution) หลังจากที่วางแผนผลงาน และกำหนดตัวชี้วัดผลงาน หรือความคาดหวังเสร็จแล้ว ไม่จบแค่นั้นนะครับ ในทุกๆ เดือน หัวหน้าจะต้องคอยติดตามความคืบหน้าของงานที่ตั้งเป้าหมายไว้ ว่าลูกน้องแต่ละคนทำงานไปถึงไหนกันบ้าง มีแนวโน้มว่าจะสำเร็จหรือไม่ หรือมีปัญหาอะไรเกิดขึ้น หรือมีอุปสรรคอะไรบ้างในระหว่างทาง หน้าที่ของหัวหน้าในช่วงนี้ก็คือจะต้องคอยให้คำปรึกษา ช่วยเหลือ แจ้งผลงานให้ทราบ รวมทั้งสอนและให้คำแนะนำวิธีการทำงาน เพื่อให้ลูกน้องสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ เพราะถ้าขาดการช่วยเหลือจากหัวหน้าในขั้นตอนนี้ ความสำเร็จที่เราตั้งกันไว้ ก็จะไม่เกิดขึ้นอย่างแน่นอนครับ
  • ประเมินผลงานปลายปี (Performance Appraisal) พอถึงช่วงปลายปี หัวหน้ากับลูกน้องก็จะมาดูว่าผลงานภาพรวมทั้งปีที่ออกมานั้นเป็นอย่างไรบ้าง เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ตอนต้นปี ในระหว่างปีที่ได้ช่วยกันทำงานนั้น ทำให้ผลงานออกมาแล้ว ได้ตามเป้าหมาย หรือได้มากกว่าเป้าหมาย หรือไม่ถึงเป้าหมาย เราก็จะมาประเมินผลงานสรุปทั้งปีที่ผ่านมา ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะได้เอาข้อมูลผลงานนั้นมาวางแผนผลงานในปีถัดไป ว่าจะทำอย่างไร เพื่อให้ผลงานออกมาดีขึ้นกว่าปีที่ผ่านได้อีก

สังเกตนะครับว่า ระบบบริหารผลงานนั้น เป็นตรรกะที่ช่วยให้งานประสบความสำเร็จได้ง่ายขึ้น ช่วยให้พนักงานสามารถสร้างผลงานได้ตามที่ตั้งไว้ เป็นระบบที่ช่วยให้หัวหน้าและลูกน้องต่างทำหน้าที่ในบทบาทของตนเองอย่างถูกต้องมากขึ้น หัวหน้าก็ทำหน้าที่ในการช่วงวางแผนผลงาน จากนั้นก็ควบคุมดูแล ไม่พอครับ ถ้าลูกน้องมีปัญหาในการทำงานก็ต้องช่วยแก้ไข สนับสนุนการทำงาน และสอนงานบางอย่างให้ลูกน้องเพื่อให้เขาสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนด ไม่ใช่หัวหน้าลงมือซะเองทุกเรื่อง

ตัวลูกน้องเองก็จะทำหน้าที่ในส่วนของการลงมือทำผลงานด้วยตนเอง เวลามีปัญหาอะไร ก็จะต้องเข้ามาหารือ ขอคำปรึกษาแนะนำจากหัวหน้า ไม่ใช่เก็บเงียบไว้ ไม่กล้าบอก จนกลายเป็นปัญหาเรื้อรัง จะแก้ไขได้ยากขึ้น

ด้วยระบบบริหารผลงานง่ายๆ แค่นี้ จะช่วยทำให้ผลงานของพนักงานดีขึ้น เมื่อผลงานพนักงานดีขึ้น ผลงานของหน่วยงานก็จะดีขึ้น และถ้าผลงานของทุกหน่วยงานดีขึ้น ผลงานในภาพรวมขององค์กรก็จะดีขึ้นด้วยเช่นกันครับ

ถ้าองค์กรของท่านต้องการให้พนักงานสร้างผลงานที่ดีขึ้น หรือ ตัองการ Productivity ที่สูงขึ้น ลองใช้วิธีการบริหารผลงานดูสิครับ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s