ถ้าผลงานพนักงานมีปัญหา หัวหน้าจะทำอย่างไรดี

นี่ก็ผ่านไปครึ่งปีแล้วนะครับ บางบริษัทที่มีการประเมินผลงานปีละ 2 ครั้ง สำหรับท่านที่เป็นหัวหน้าก็คงต้องทำหน้าที่ประเมินผลงานของพนักงานในช่วงครึ่งปีที่ผ่านมาว่าเป็นอย่างไรบ้าง ผลงานมีความคืบหน้าสักแค่ไหน มีอะไรบ้างที่ดีอยู่แล้ว อะไรบ้างที่ต้องปรับปรุงกันต่อไป เพื่อให้ผลงานปลายปีดีขึ้น

สิ่งที่เรามักจะพบเจอก็คือ พนักงานที่มีปัญหาเรื่องของผลงาน เช่น ทำงานไม่ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ หรือมีปัญหาในผลงานที่ออกมา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของผลลัพธ์ของงาน และเรื่องของพฤติกรรมที่ควรจะเป็น เมื่อหัวหน้าพบเจอกับปัญหาผลงานของพนักงาน ท่านจะดำเนินการอย่างไรต่อไปครับ

  • หาทางแก้ไขปัญหาผลงานของพนักงาน หัวหน้างานที่ดีนั้น จะต้องพยายามที่จะหาทางแก้ไขปัญหาผลงานของพนักงาน โดยการเข้าไปช่วยเหลือ ให้คำปรึกษา และสอนงานแก่พนักงานคนนั้น ทั้งนี้ก็เพื่อให้พนักงานสามารถทำผลงานได้ตามที่ตกลงกันไว้
  • อยู่เฉยๆ ไม่ทำอะไร หัวหน้างานอีกประเภทหนึ่งก็คือ เจอลูกน้องผลงานไม่ดีก็ปล่อยไว้อย่างนั้น ผลงานพนักงานจะแย่เพียงใด หรือไม่ได้ตามเป้าหมายสักแค่ไหนนั้น ก็ไม่เคยบอก หรือแจ้งพนักงานให้ทราบ พนักงานเองก็ไม่รู้ตัวว่าผลงานตัวเองดีหรือไม่ดีอย่างไร แต่รู้แค่ว่า ถ้าหัวหน้าไม่ได้บอกอะไร ก็น่าจะแปลว่าผลงานออกมาดีแล้ว แต่เอาเข้าจริงๆ งานทั้งหมดที่ทำนั้น หัวหน้าต้องมานั่งแก้ไขงานทั้งหมดด้วยตนเอง โดยที่พนักงานไม่รู้เรื่องอะไรเลย

ถ้าเราต้องการให้ผลงานพนักงานดีขึ้น สิ่งที่หัวหน้าจะต้องทำก็คือ การสื่อสารเรื่องผลงานให้พนักงานได้ทราบว่า ผลงานของเขานั้นเป็นอย่างไร ดี หรือไม่ดีอย่างไรบ้าง ก็เลยเอาแนวทางในการบริหารจัดการกับพนักงานที่มีผลงานไม่ดีมาฝาก เผื่อว่าจะเอาไปใช้กันได้บ้างครับ

  • หาข้อมูลผลงานของพนักงานอย่างละเอียด สิ่งแรกที่หัวหน้างานจะต้องทำก่อนเลยก็คือ เมื่อพบว่าพนักงานบางคนมีผลงานไม่เข้าตาเลยนั้น เราจะต้องหาข้อมูลผลงานว่ามีรายละเอียดอย่างไร เอาผลงานของพนักงานที่ทำส่งเรามา มานั่งพิจารณาดูว่า ผลงานที่ออกมานั้นเป็นอย่างไร และเมื่อเทียบกับสิ่งที่ควรจะเป็นแล้ว มีอะไรที่แตกต่างกันบ้าง ทั้งในด้านของผลลัพธ์ของงาน และด้านพฤติกรรมของพนักงาน เพราะก่อนที่เราจะเรียกพนักงานมาคุยเรื่องผลงาน เราจะต้องมีหลักฐาน และข้อเท็จจริงที่ชัดเจนก่อน มิฉะนั้น การคุยกันจะกลายเป็นคุยในความรู้สึกมากเกินไป ทำให้ขาดความน่าเชื่อถือ
  • เขียนรายละเอียดผลงานลงในกระดาษ จากนั้นสิ่งที่หัวหน้าจะต้องทำต่อก็คือ เขียนรายละเอียดผลงานที่เราจะแจ้งพนักงานลงในกระดาษ แยกเป็นประเด็นๆ ไว้ ว่ามีอะไรบ้าง และถ้ามีผลงานจริงประกอบด้วยก็จะยิ่งทำให้การคุยกันมองภาพเดียวกันได้มากขึ้น บางครั้งอาจจะต้องเขียนเป็นประโยคว่าเราจะพูดอะไรกัยพนักงานบ้าง และจะพูดในโทนน้ำเสียงอย่างไร สิ่งเหล่านี้จะต้องเตรียมการล่วงหน้าอย่างดี ถ้าจะให้ดี อาจจะต้องมีการซ้อมกันก่อนซักรอบ อย่าคิดว่าไม่สำคัญนะครับ เพราะการที่หัวหน้าไม่จด ไม่ระบุประเด็นให้ชัดเจน คิดว่าจำเอาก็ได้นั้น พอเอาเข้าจริงๆ ก็ลืมบางประเด็นบ้าง หลุดประเด็นบ้าง และใช้อารมณ์เข้ามาพูดคุยบ้าง ซึ่งทำให้การพูดคุยครั้งนี้ ผิดวัตถุประสงค์ไปเลย แทนที่จะแจ้ง และช่วยกันปรับปรุงผลงาน แต่จะกลายเป็นทะเลาะกัน และถกเถียงกันในเรื่องของความรู้สึกมากกว่า สุดท้ายอาจจะมองหน้ากันไม่ติดเลยก็ได้
  • เรียกพนักงานคุย ขั้นตอนถัดไปก็คือการเรียกพนักงานเข้ามาคุยตามที่ได้เตรียมการไว้ล่วงหน้า ในการพูดคุยเรื่องผลงานที่ไม่ดีนั้น การเริ่มต้นอาจจะไม่ต้องเกริ่นอะไรมากมาย เข้าเรื่องเลยตรงๆ ก็ได้ครับ แต่บรรยากาศในการพูดคุยกัน ควรจะเป็นบรรยากาศในเชิงบวก คือ ต้องไม่มีอารมณ์โกรธ การขึ้นเสียง หรือการประชดประชันเข้ามาปะปนอย่างเด็ดขาด สื่อให้พนักงานเห็นถึงความจริงใจ และความตั้งใจจริงที่จะพัฒนาผลงานของพนักงานให้ดีขึ้น จากนั้นก็แจ้งรายละเอียด และข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นกับพนักงานไปทีละประเด็นตามที่เตรียมไว้ล่วงหน้า
  • ฟังสิ่งที่พนักงานชี้แจง เมื่อพนักงานมีข้อโต้แย้ง หรือมีความคิดเห็นบางอย่าง ก็ขอให้หัวหน้าฟังอย่างตั้งใจ และเข้าใจในสิ่งที่พนักงานสื่อมา ในบางครั้งหัวหน้าอาจจะต้องสอบถามถึงเหตุผลว่า ทำไมถึงเกิดผลงานอย่างนั้นขึ้นได้ เมื่อถามแล้ว เราก็ต้องตั้งใจฟังคำอธิบายจากพนักงานด้วยจิตใจที่เปิดกว้าง และทำความเข้าใจสถานการณ์ของพนักงานในขณะที่ทำผลงานนั้นด้วยว่า มีข้อจำกัด หรือมีปัญหา หรือเหตุสุดวิสัยอื่นๆ เข้ามาเกี่ยวข้องหรือไม่ ช่วงนี้เทคนิคที่หัวหน้าจะต้องใช้ก็คือ การฟังอย่างเข้าใจ ตามองพนักงาน พยักหน้าน้อยๆ ตามไปด้วย หรือมีคำพูดที่สื่อให้เห็นว่าเรากำลังสนใจฟัง และอยากได้ข้อมูลมากขึน
  • หาทางออก เพื่อแก้ไขปัญหาผลงาน เมื่อได้แจ้งข้อเท็จจริง และรับฟังข้อคิดเห็นจากพนักงาน ถึงสาเหตุที่ทำให้ผลงานออกมาได้อย่างที่เห็นแล้ว สิ่งที่จะต้องช่วยกันคิดต่อก็คือ ช่วยกันหาทางออกว่าปัญหาผลงานที่ออกมานั้น จะทำอย่างไรให้หายไป หรือทำให้ดีขึ้นกว่าเดิม กำหนดออกมาเป็นแผนงานชัดเจนว่า หัวหน้าจะต้องช่วยอะไร พนักงานจะต้องทำอะไร และต้องใช้เวลาเท่าไหร่ จะต้องมาพบกัน และมาคุยกันอีกเมื่อไหร่ เพื่อจะได้เอาผลงานมาดูกันถึงความก้าวหน้าที่ดีขึ้น

เคล็ดลับอยู่ที่การสื่อสารที่ดี เข้าใจพนักงานว่าทำไมเขาถึงทำผลงานออกมาไม่ได้ตามเป้าหมายที่เรากำหนดไว้ การรับฟังพนักงานอย่างตั้งใจ และการแสดงความจริงใจให้เห็นว่า เราอยากจะช่วยให้เขาสร้างผลงานที่ดีขึ้น

ไม่ใช่เอาแต่ด่าๆๆๆๆ ตำหนิอย่างรุนแรง และใช้คำพูดเสียดสี ประชดประชัน จริงๆ แล้วทำแบบนี้ก็มีแต่สะใจคนพูด แต่ไม่ได้มีประโยชน์ในการสร้างและปรับปรุงผลงานของพนักงานในระยะยาวเลย เพราะสุดท้ายก็จะเกิดความขัดแย้งระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง คราวนี้ไม่ใช่แก้ไขปัญหาผลงานอย่างเดียวแล้ว ยังต้องมาแก้ไขปัญหาความขัดแย้งเหล่านี้อีก

เหนื่อยเป็นสองเท่าตัวเลย

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s