พื้นฐานการบริหารจัดการง่ายๆ ที่ผู้จัดการส่วนใหญ่ลืมไปแล้ว

การที่พนักงานคนหนึ่ง เติบโตขึ้นไปจากเดิมที่เคยเป็นพนักงาน ก็ขยับตำแหน่งขึ้นไปเป็น หัวหน้างาน ไปเป็น หัวหน้าแผนก เป็นผู้จัดการ ผู้อำนวยการ ฯลฯ ผมเชื่อว่านี่เป็นสิ่งที่พนักงานส่วนใหญ่ที่เข้ามาทำงานเป็นลูกจ้างต้องคาดหวังว่า ตนเองจะต้องเติบโตไปตามสายงานได้เรื่อยๆ แต่เชื่อมั้ยครับว่า พนักงานส่วนใหญ่มองเรื่องของการเติบโตไปในตำแหน่งบริหารว่าเป็นเรื่องที่ง่าย และไม่ต้องทำอะไรมาก ผู้บริหารก็คือ คนบริหารคนอื่นให้ทำงานให้สำเร็จ คำพูดนี้คิดได้หลายแง่มุมมากมายครับ

และถ้าองค์กรไม่ได้เตรียมความพร้อมของพนักงานก่อนที่จะเลื่อนตำแหน่งให้เขาเป็นหัวหน้า หรือผู้บริหาร ผลที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่ก็คือ พนักงานคนนั้น ก็จะทำงานเหมือนเดิม แม้ว่าจะได้ตำแหน่งหัวหน้าแล้วก็ตาม ก็จะทำงานแบบที่เคยทำ มีลูกน้อง ก็ไม่ดูแลอะไรมากมาย ปล่อยให้ลูกน้องทำงานเหมือนเดิมที่เคยทำเช่นกัน สุดท้าย ก็ไม่มีประโยชน์อะไรต่อองค์กรเลย กลายเป็นว่าองค์กรต้องเสียค่าจ้างเงินเดือนที่สูงขึ้น แต่ไม่ได้มูลค่าเพิ่มอะไรออกมาจากตัวหัวหน้างานที่เลื่อนตำแหน่งให้

คนที่ขึ้นไปเป็นหัวหน้า ที่จะต้องทำหน้าที่บริหารงาน และบริหารคน เพื่อสร้างผลงานออกมาให้ได้นั้น จริงๆ แล้วทุกคนได้เรียนพื้นฐานของการบริหารกันไปหมดแล้ว แต่ส่วนใหญ่ลืมครับ หรือไม่ก็ไม่เคยสนใจเลยว่าสิ่งที่เรียนไปนั้น เรามาใช้งานได้ในชีวิตจริง ลองมาดูกันครับว่ามีอะไรกันบ้าง

  • บอกเป้าหมายของการทำงาน หัวหน้างานและผู้จัดการจะต้องทำหน้าที่บอกถึงเป้าหมายผลงานที่คาดหวังของทั้งหน่วยงาน และของพนักงานแต่ละคน ซึ่งต้องบอกอย่างชัดเจน และเห็นภาพตรงกันระหว่างหัวหน้ากับพนักงาน ทั้งนี้ก็เพื่อทำให้ทั้งสองฝ่ายมองไปที่เป้าหมายเดียวกัน เวลาทำงานจะได้มีตัวอ้างอิงได้อย่างชัดเจน แต่เชื่อหรือไม่ว่า 50% ของคนที่เป็นผู้จัดการในปัจจุบัน ไม่เคยที่จะบอกพนักงานเลยว่า ผู้จัดการคาดหวังผลงานอะไร เท่าไหร่ อย่างไร มีแต่ปล่อยให้ทำงานกันไปตามยถากรรม ปีที่แล้วทำอะไร ปีนี้ก็ไม่บอกอะไร ปล่อยให้ทำงานกันไปแบบเดิมๆ พนักงานเองก็ทำงานอย่างไร้ทิศทาง ไร้เป้าหมาย ไม่รู้ว่างานที่ตนเองทำนั้นไปมีผลอย่างไรกับผลงานของหน่วยงานและองค์กรนั่นเอง
  • บอกความคืบหน้าของการทำงานและผลงานที่ออกมา หัวหน้างานและผู้จัดการที่ดีนั้น จะต้องทำหน้าที่คอยตรวจสอบดูแล จากนั้นก็ต้องคอยให้ Feedback แก่พนักงานแต่ละคนที่ทำผลงานออกมา โดยที่จะต้องคอยแจ้งอยู่เสมอว่า ผลงานที่ออกมาในแต่ละช่วงเวลานั้น เป็นอย่างไร ดีอย่างไร ไม่ดีอย่างไร เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดกันไว้ในข้อแรก ถ้าผลงานพนักงานออกมาไม่ค่อยดีนัก ก็ต้องบอกและชี้แจงกันตรงไปตรงมาว่า เป็นอย่างไร และถ้าจะทำให้ดีขึ้นนั้นจะต้องทำอย่างไร แต่ในทางปฏิบัติหัวหน้าและผู้จัดการถึงกว่า 70% ไม่เคยบอกอะไรลูกน้องตนเองเลย ปล่อยให้ลูกน้องทำงานไปเรื่อยๆ งานที่ส่งมา ถ้าเห็นว่ามีข้อผิดพลาด ก็ไม่เคยชี้แจงและบอกกับพนักงาน กลับปล่อยไว้ หรือไม่ก็แก้ไขให้เอง โดยที่พนักงานไม่เคยรู้ว่าตนเองทำอะไรผิดพลาดไปบ้าง สิ่งเหล่านี้ ก็จะทำให้การบริหารจัดการเกิดความผิดพลาดมากขึ้นเรื่อยๆ เพราะพนักงานจะทำผิดอย่างเดิมมาตลอด เนื่องจากหัวหน้าไม่เคยบอก และหัวหน้าเองก็ต้องแบกรับภาระในการแก้ไขงานนั้นตลอดเวลา ก็ไม่สามารถเอาเวลาไปทำงานของตนเองได้เลย ผลงานก็จะไม่ได้ตามที่เราต้องการอีกเช่นกัน
  • สอนงานพนักงาน หัวหน้าและผู้จัดการที่ดีจะต้องทำหน้าที่เป็น coach คอยสอนงาน และให้คำแนะนำการทำงานที่ถูกต้องแก่พนักงานด้วย กล่าวคือ หลังจากที่ได้แจ้ง และให้ Feedback แก่พนักงานแล้ว ถ้าพนักงานไม่สามารถทำงานนั้นได้เอง หรือไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไร สิ่งที่หัวหน้าจะต้องทำก็คือ การสอนงานพนักงานคนนั้น การให้คำแนะนำวิธีการที่ถูกต้องว่าจะต้องดำเนินการอย่างไร การสอนงานก็จะต้องทำทั้งในด้านงาน และทางด้านกำลังใจด้วย เพื่อทำให้พนักงานรู้สึกมีความมั่นใจในการทำงานมากขึ้น และงานที่ทำก็จะผิดพลาดน้อยลง แต่ในชีวิตจริง มีผู้จัดการเพียง 30% เท่านั้น ที่คอยสอนงานให้กับลูกน้องของตนเอง ทั้งๆ ที่หน้าที่นี้ เป็นหน้าที่โดยตรงของคนที่เป็นหัวหน้างาน แต่กลับเป็นว่า คนเป็นหัวหน้าสอนงานไม่เป็นบ้าง หรือไม่อยากสอนบ้าง หรือไม่เคยคิดจะสอนเลย เพราะมองว่าไม่ใช่หน้าที่ของตนเอง สุดท้ายผลงานของลูกน้องก็ออกมาผิดซ้ำๆ แบบเดิม และไม่สามารถที่จะพัฒนาต่อยอดไปทำงานที่ยากขึ้นได้เลย
  • ให้รางวัลแก่พนักงาน เรื่องของการให้รางวัลของคนที่เป็นหัวหน้านั้นไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับระบบการขึ้นเงินเดือน หรือโบนัสมากนัก เพราะเอาเข้าจริงๆ รางวัลที่เป็นตัวเงินนั้นเวลาให้ จะมีข้อจำกัดมากมาย แต่รางวัลที่พูดถึงนี้ก็คือ เรื่องของการให้คำชมเชย การกล่าวชื่นชมผลงานของพนักงานต่อหน้าเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ หรือการยอมรับในผลงานของพนักงานคนนั้น สิ่งเหล่านี้ เป็นการให้รางวัลของหัวหน้าต่อลูกน้องที่ไม่ต้องเสียเงินสักบาท แต่จะได้ใจลูกน้องมากกว่าการให้เงินด้วยซ้ำไป แต่ในทางปฏิบัตินั้น มีหัวหน้างานและผู้จัดการเพียง 40% ที่กล่าวชมเชยพนักงาน ให้การยอมรับในผลงานของพนักงาน ฯลฯ ที่เหลือมักจะคิดว่าคำชมเป็นการทำให้พนักงานเหลิง และยิ่งได้ใจ ก็เลยมีแต่คำด่า คำตำหนิ ผมคิดว่า พนักงานได้ใจสิดี ได้ใจเราในฐานะหัวหน้าไงครับ จะทำให้การทำงานราบรื่น พนักงานทุ่มเทกำลังกายกำลังใจในการทำงานมากขึ้น

ด้วย 4 ขั้นตอนง่ายๆ ในการบริหารจัดการข้างต้น ที่เราคุ้นเคย และเคยเรียนกันมาหมดแล้ว แต่กลับมีผู้จัดการเพียง 25% ที่ทำมันอย่างครบถ้วน และเป็นผู้จัดการที่ดี มีพนักงานรักและชื่นชม จนสามารถสร้างผลงานที่ดีออกมาได้อย่างต่อเนื่อง

วิธีการง่ายๆ ก็คือลองพิจารณาดูว่าท่านเองใน 4 ขั้นตอนข้างต้นนั้น เรายังขาดเรื่องอะไร ถ้าขาดตั้งแต่ 2 เรื่องขึ้นไป แสดงว่าเรายังขาดทักษะเรื่องการบริหารจัดการมาก และต้องรีบปรับปรุงให้ดีขึ้น

อย่าให้ความรู้ที่เรามีกลายเป็นแค่เพียงความรู้ที่เรารับมาแล้วก็ผ่านไป แต่ขอให้เอามาใช้อย่างจริงจัง อย่ามองแค่ว่ามันเป็นเรื่องที่ง่ายเกินไป แล้วอ้างว่าจริงๆ แล้วมันต้องใช้เทคนิค 4S 8P หรือ 5R ถึงจะดีกว่า (ผมก็มั่วไปเรื่อย) แต่สุดท้ายก็คือไม่ได้ทำอยู่ดี

มีความรู้แต่ไม่ได้ใช้ความรู้ ก็เหมือนกับไม่มีความรู้นั่นเองครับ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s