โครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน: พื้นฐานสำคัญของการวางระบบบริหารทรัพยากรบุคคล

จากอาชีพที่ปรึกษาการบริหารทรัพยากรบุคคล ที่ต้องไปวางระบบบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการพัฒนาคน (HRD) การบริหารผลงาน (Performance Management) การบริหารค่าจ้างเงินเดือน และสวัสดิการ(Compensation and Benefits) การวางเส้นทางความก้าวหน้าทางสายอาชีพ (Career Path) ฯลฯ บอกได้เลยว่า องค์กรที่จะสามารถวางระบบเหล่านี้ได้สำเร็จอย่างไม่ยากเย็นนัก ก็คือ องค์กรที่มีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนเป็นเรื่องแรกเลย

คำว่าโครงสร้างองค์กรไม่ชัดเจนแปลว่าอะไร

  • ไม่มีสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน ตำแหน่งงานไหนขึ้นกับตำแหน่งใด ก็ไม่รู้ บางตำแหน่งงานก็มีหัวหน้ามากกว่า 2 คน ผมว่าหัวหน้าสองคนก็หนักแล้วนะครับ บางแห่งนี่พนักงานคนนึงมีหัวหน้าถึง 3 คนก็มี ยิ่งไปกว่านั้น บางตำแหน่งงานพนักงานที่ทำงานไม่เคยทราบเลยว่า ตนเองมีหัวหน้าเป็นใคร ทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่มีหัวหน้ามาดูแล
  • ไม่รู้ว่าตำแหน่งไหนควรจะเป็นระดับใด โครงสร้างองค์กรที่ไม่ชัดเจนในบางองค์กรออกมาในลักษณะที่ว่า ระดับหัวหน้างาน หรือผู้จัดการ ไม่เคยรู้ว่า ตนเองจะต้องเป็นระดับแผนก หรือระดับฝ่าย บางคนก็เรียกตำแหน่งตัวเองว่าเป็นผู้จัดการฝ่าย คนอื่นก็เรียกหัวหน้าแผนก อีกทั้งบางองค์กรก็ไม่สามารถบอกได้ว่า แผนก หรือฝ่ายอันไหนใหญ่กว่ากัน ไม่รู้ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่ง อีกทั้งยังไม่สามารถกำหนดได้ชัดเจนว่า องค์กรเราจะต้องมีฝ่าย หรือมีแผนกอย่างไรดี
  • มีตำแหน่งสายบังคับบัญชามากมายหลายระดับ การที่องค์กรมีโครงสร้างองค์กรไม่ชัดเจนนั้น มีผลทำให้โครงสร้างตำแหน่งงานก็ไม่ชัดเจนไปด้วย ใครอยากให้ลูกน้องตนเองมีตำแหน่งอะไร ก็ต่างคนต่างคิดกันขึ้นมาเองเลย ทำให้มีคำว่า Assistant หรือคำว่า Senior เกิดขึ้นมากมายในองค์กร ถ้าเป็นภาษาไทยก็มีตั้งแต่ผู้ช่วยหัวหน้า… รองหัวหน้า…หัวหน้า หัวหน้าอาวุโส แล้วก็ไปเป็น ผู้ช่วยผู้จัดการ รองผู้จัดการ ผู้จัดการ ผู้จัดการอาวุโส แต่เชื่อมั้ยครับว่า มีแต่ชื่อตำแหน่งเท่านั้นที่เปลี่ยนไปเรื่อยๆ แต่งานกลับไม่ค่อยมีอะไรแตกต่างไปจากงานเดิมเลย

จากโครงสร้างองค์กรที่ไม่ชัดเจน และไม่ทำให้ชัดเจนก่อน ผู้บริหารในองค์กรเหล่านี้ ก็คิดจะวางระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ไม่ว่าจะเป็นระบบอะไรก็ตาม ก็จะวางได้ยากมาก วางไปก็ใช้งานไม่ได้อีก กลายเป็นเสียเงินจ้างที่ปรึกษาไปโดยเปล่าประโยชน์ เช่น

  • ระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือน ถ้าต้องการวางระบบบริหารค่าจ้างเงินเดือนในองค์กร เรื่องแรกที่ต้องชัดเจนก็คือ เรื่องของโครงสร้างองค์กรนี่แหละครับ เนื่องจากการวางระบบบริหารค่าจ้างนั้น จะต้องมีการประเมินค่างาน และจัดระดับงานออกเป็นกลุ่มๆ ซึ่งถ้าโครงสร้างองค์กรไม่ชัดเจน ก็จะจัดกลุ่มงานตามค่างานได้ลำบากมาก จัดไปแล้วก็อาจจะไม่ได้รับการยอมรับจากคนในองค์กรอีกเช่นกัน เมื่อโครงสร้างไม่ชัด ระดับงานไม่ชัด โครงสร้างเงินเดือนที่ออกมาก็ใช้การไม่ได้อีกเช่นกัน เพราะฐานไม่ชัดเจนแต่แรก ทุกอย่างที่ออกมาก็เลยเบลอไปหมด
  • ระบบบริหารผลงาน ระบบนี้จำเป็นต้องอาศัยโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนเช่นกัน เนื่องจากเป็นระบบที่ต้องบอกได้ว่า ใครประเมินใคร ใครเป็นหัวหน้าใคร ในการกำหนดตัวชี้วัดผลงาน ก็ต้องกำหนดลดหลั่นกันลงมาตามสายงาน และสายบังคับบัญชา การที่พนักงานไม่รู้ว่าใครเป็นหัวหน้า หรือมีหัวหน้ามากกว่า 1 คน หรือ 2 คนนั้น จะทำให้เกิดปัญหาในการบริหารผลงาน และการประเมินผลงานทันที ไม่รู้ว่าใครควรจะเป็นผู้ประเมินและดูแลผลงานของพนักงานคนนั้นๆ ทำระบบบริหารผลงานเสร็จได้จริง แต่ก็จะใช้การไม่ได้อีกเช่นกัน
  • ระบบความก้าวหน้าทางสายอาชีพ ระบบ Career Path นี่ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องอาศัยโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนมากๆ มิฉะนั้นแล้วเราจะไม่สามารถออกแบบเส้นทางการเติบโตของตำแหน่งงานได้เลย เพราะไม่รู้ว่าจะโตไปไหน ทางไหนดี และจะต้องมีเกณฑ์อะไรบ้างที่ต้องพิจารณา เพราะโครงสร้างองค์กรที่ไม่ชัดเจนนี่แหละครับ ทำให้หลายๆ องค์กรที่พยายามสร้าง Career Path แล้วไม่สามารถนำไปใช้งานได้จริง เพราะตำแหน่งนี้โตไปแล้ว จะไปใหญ่กว่า หรือเท่ากับ หรือเล็กกว่าตำแหน่งอื่นหรือเปล่า แล้วถ้าโตไปแล้วมันเล็กกว่า แบบนี้จะเรียกว่าการเติบโตหรือ ฯลฯ

แค่นี้ก็พอจะเห็นนะครับว่า การที่องค์กรของเราไม่มีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนนั้น มันทำให้มีปัญหาตามมามากมาย ไม่ใช่แค่เรื่องที่ผมกล่าวไปข้างต้นเท่านั้นนะครับ ยังมีเรื่องอื่นๆ อีกมากมายที่ตามมา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการบริหารจัดการ การวางแผน ควบคุมดูแลงาน การสั่งการ ฯลฯ

ดังนั้น ถ้าองค์กรของท่านต้องการที่จะทำระบบบริหารทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นระบบอะไรก็ตาม สิ่งแรกที่จะต้องทำให้ชัดเจนก่อนเลย ก็คือ โครงสร้างองค์กร ที่แสดงให้เห็นถึงสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน และมีการกำหนดระดับของตำแหน่งงานที่ชัดเจนด้วย ขอบเขตงานของแต่ละตำแหน่งงาน ใครขึ้นกับใคร อย่างไรบ้าง ฯลฯ

เมื่อโครงสร้างองค์กรชัดเจนแล้ว เรื่องอื่นๆ มันก็จะง่ายขึ้นเยอะครับ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s