การบริหารทรัพยากรบุคคลสำหรับผู้จัดการสายงาน (ตอนที่ 4) การบริหารผลงาน

วันนี้จะมาต่อในเรื่องของการบริหารทรัพยากรบุคคลสำหรับผู้จัดการสายงานในตอนที่ 4 หลังจากที่เริ่มต้นจากภาพรวมของบทบาทของผู้จัดการสายงานในการบริหารทรัพยากรบุคคล จากนั้นก็เริ่มด้วย การสรรหาคัดเลือกพนักงาน ต่อด้วยการพัฒนาพนักงาน และก็มาสู่วันนี้ ซึ่งเป็นเรื่องของการบริหารผลงาน ตาม Model ที่ผมใช้อ้างอิง ก็คือ HR Value Chain

HR value chain

ถึงตอนนี้ เราก็ได้พนักงานที่เหมาะสมกับองค์กรเข้ามาทำงานแล้ว และก็มีการวางแผนในการพัฒนาพนักงานคนนั้นเรียบร้อยแล้ว สิ่งถัดไปที่ผู้จัดการสายงานจะต้องบริหารจัดการพนักงานก็คือ เรื่องของการบริหารผลงานพนักงานนั่นเองครับ จะทำอย่างไร ที่จะให้พนักงานคนนั้นสามารถสร้างผลงานได้ตามที่ผู้จัดการคาดหวัง ซึ่งก็คือ การบริหารผลงานพนักงานนั่นเอง

แล้วการบริหารผลงานคืออะไรกันแน่ ผมเชื่อว่าต้องมีผู้จัดการสายงานอีกหลายท่านที่ยังสับสนระหว่างคำว่า “การประเมินผลงาน” และ “การบริหารผลงาน” อยู่ ในการบริหารทรัพยากรยุคปัจจุบัน จะเปลี่ยนจากคำว่า การประเมินผลงาน มาเป็นการบริหารผลงานมากขึ้น กล่าวคือ ผู้จัดการสายงานจะไม่ใช่มีหน้าที่แค่เพียงประเมินผลงานพนักงานเท่านั้น แต่จะต้องบริหารผลงานพนักงานเพื่อให้พนักงานคนนั้นสามารถสร้างผลงานได้ตามเป้าหมายเราตั้งไว้ด้วย

โดยทั่วไปแนวคิดในการบริหารผลงานนั้นจะประกอบไปด้วย

  • การวางแผนผลงาน คือ การวางแผนผลงานร่วมกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องว่าในปีนี้พนักงานจะต้องแสดงผลงานอะไรบ้าง หัวหน้าเองคาดหวังผลงานอะไรจากลูกน้องบ้าง ซึ่งปกติก็จะมีการวางแผนผลงานใน 2 ด้านใหญ่ๆ ก็คือ ด้านผลลัพธ์ของงาน หรือที่เรามักจะเรียกกันว่า KPI ว่าในปีนี้จะต้องสร้างผลงานด้านไหน เท่าไหร่บ้าง ตัวชี้วัดที่กำหนดก็จะเป็นตัวบอกถึงความสำเร็จของงานนั้นๆ ของพนักงาน อีกด้านหนึ่งที่จะต้องวางแผนร่วมกันก็คือ ด้าน competency หรือความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมที่พนักงานจะต้องพัฒนาและแสดงออกให้เห็นในปีนี้ว่ามีอะไรบ้าง แผนผลงานทั้ง 2 ด้านนี้จะต้องมีการหารือกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องในช่วงต้นไป และกำหนดเป็นเป้าหมายผลงานของพนักงานแต่ละคนไว้
  • การติดตาม ให้คำแนะนำสอนงาน หลังจากที่ต้นปีหัวหน้ากับลูกน้องได้วางแผนผลงานร่วมกันไปแล้ว ในระหว่างปีสิ่งที่หัวหน้าจะต้องทำก็คือ การบริหารผลงานของลูกน้องให้ได้ตามเป้าหมายที่ร่วมกันกำหนดไว้ตอนต้นปี และการที่จะทำให้พนักงานทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ สิ่งที่หัวหน้าจะต้องทำก็คือ การติดตามผลงานของพนักงานในแต่ละช่วงเวลาว่าเป็นอย่างไร ซึ่งปกติก็คือทุกๆ เดือน ก็จะมีการติดตาม และให้ Feedback แก่พนักงานว่าผลงานที่ผ่านมานั้นเป็นอย่างไร อะไรดี อะไรไม่ดี จากนั้นถ้าเป็นไปได้ ก็จะมีการให้คำแนะนำ และสอนงานแก่พนักงานเป็นระยะๆ รวมทั้งดำเนินการตามแผนการพัฒนาพนักงานตามที่ได้ตกลงกันไว้ตอนต้นปี ทั้งนี้ก็เพื่อให้ผลงานของพนักงานออกมาได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
  • การประเมินผลงาน พอถึงช่วงเวลาประเมินผลงานหัวหน้ากับลูกน้องก็จะนำเอาผลงานในข้อเท็จจริงที่ทำได้ในปีนั้น มาเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ เพื่อที่จะได้ทำการประเมินผลงานกันว่า ในปีที่ผ่านมาผลงานของลูกน้องออกมาเป็นอย่างไร มีอะไรที่ดี อะไรที่ไม่ดี อะไรที่ต้องปรับปรุงบ้าง เพื่อที่จะนำมาใช้เป็นข้อมูลในการวางแผนผลงานในปีถัดไป

กระบวนการในการบริหารผลงานก็จะมีอยู่ 3 ขั้นตอน ซึ่งใน 3 ขั้นตอนนี้ เป็นกระบวนการที่จะต้องอาศัยผู้จัดการสายงานอย่างมาก เพราะนี่คืองานหลักของคนที่มีตำแหน่งเป็นผู้จัดการนั่นเอง ก็คือ การสร้างผลงานโดยผ่านพนักงาน ดังนั้นหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้จัดการสายงานที่มีต่อการบริหารผลงานก็มีดังต่อไปนี้

  • วางแผนผลงานร่วมกับลูกน้องของตน การที่จะบริหารผลงานพนักงานได้ แปลว่าจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนก่อน เพื่อที่จะรู้ว่าจะต้องเดินไปทางไหน ดังนั้น ผู้จัดการสายงานทุกคนจึงจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนผลงานร่วมกับลูกน้องของตนเอง โดยจะต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดผลงานที่ชัดเจน โดยจะต้องเชื่อมโยงได้กับตัวชี้วัดขององค์กรด้วย นอกจากนั้นก็ต้องมีการกำหนดพฤติกรรมที่ต้องแสดงออกให้ชัดเจนด้วยเช่นกัน การวางแผนผลงานที่ว่านี้ ไม่ใช่การสักแต่ว่ากำหนดขึ้นมาให้เป็นพิธีนะครับ จะต้องมีการกำหนดกันอย่างจริงๆจังๆ ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง ว่าแต่ละปีจะต้องทำอะไรให้บรรลุเป้าหมายบ้าง ถ้าผู้จัดการคนใดที่วิเคราะห์ไม่ออกว่าลูกน้องตนเองต้องสร้างผลงานอะไรจากตำแหน่งงานที่กำหนดไว้นั้น แสดงว่าตำแหน่งงานนั้นไม่จำเป็นต้องมีในองค์กร หรืออีกมุมหนึ่งก็คือ ผู้จัดการคนนั้นไม่ควรจะมาดำรงตำแหน่งผู้จัดการเลย เพราะไม่รู้ว่าลูกน้องของตนเองนั้นจะต้องสร้างผลงานอะไรบ้าง ทั้งๆ ที่ตนก็เป็นหัวหน้าโดยตรง
  • คอยติดตาม ให้ Feedback หน้าที่อีกประการหนึ่งของคนที่เป็นผู้จัดการสายงานก็คือจะต้องคอยติดตามผลงานของพนักงานแต่ละคนว่าออกมาเป็นอย่างไร เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยจะต้องวางแผนการติดตามไว้เป็นระยะๆ เช่น บางงานอาจจะทุกวัน บ้างอาจจะทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ซึ่งแล้วแต่ลักษณะของการทำงาน แต่จะต้องแจ้งให้ลูกน้องทราบไว้ล่วงหน้าด้วยว่างานไหนจะต้องมีการติดตามอย่างไรบ้าง นอกจากติดตามแล้วยังต้องมีหน้าที่ในการให้ Feedback แก่ลูกน้องของตนเองด้วย ว่าผลงานที่ออกมาในแต่ละช่วงเวลานั้นเป็นอย่างไร ดีตรงไหน ไม่ดีตรงไหน พฤติกรรมที่แสดงออกนั้นเป็นอย่างไร โดยเทียบกับเป้าหมายผลงานที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นปี ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นกระจกส่องให้กับพนักงานเห็นว่าผลงานที่ตนเองทำออกมานั้นเป็นอย่างไรบ้าง ถ้ามีอะไรต้องแก้ไขจะได้แก้ไขได้ทันเวลา ความเสียหายของผลงานก็จะเกิดขึ้นน้อยลง
  • สอนงานและให้คำแนะนำ อีกหน้าที่หนึ่งที่ผู้จัดการสายงานจะต้องทำในการบริหารผลงาน ก็คือ ถ้ารู้ว่าพนักงานทำงานไม่ได้ตามเป้าหมาย หรือทำงานแล้วมีปัญหาในการทำงานเกิดขึ้น ตัวผู้จัดการก็จะต้องเข้าไปช่วยเหลือ ซึ่งการช่วยเหลือนี้ก็คือ การเข้าไปสอนงาน (Coaching) และให้คำแนะนำต่างๆ ในการทำงาน เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
  • ประเมินผลงาน และชี้แจงผลงาน พอถึงช่วงเวลาของการประเมินผลงาน ผู้จัดการสายงานก็ต้องทำหน้าที่ในการประเมินผลงานพนักงานแต่ละคน โดยการประเมินผลงานนั้น ก็ต้องประเมินเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ ว่าพนักงานแต่ละคนทำงานได้ตามเป้าหมายสักแค่ไหน สูงกว่า หรือต่ำกว่าเป้าหมายที่กำหนด จากนั้นก็ให้คะแนนผลงานในแต่ละ KPI และ competency ที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นปี โดยในการประเมินผลงานผู้จัดการก็จะต้องประเมินตามมาตรฐานและเกณฑ์ในการให้คะแนนที่ฝ่ายบุคคลได้กำหนดไว้ กล่าวคือโดยปกติถ้าผลงานพนักงานเข้าเป้าตามที่ตั้งไว้ คะแนนผลงานก็จะเท่ากับ 3 หรือ C ถ้ามี 5 ระดับผลงาน ไม่ใช่เข้าเป้าแล้วได้ A หรือ 5 สิ่งเหล่านี้จะต้องดำเนินการตามกฎเกณฑ์ และมาตรฐานที่กำหนดไว้ของบริษัท เพื่อให้คะแนนผลงานออกมาอยู่ในความเป็นธรรมมากที่สุด

ในกระบวนการบริหารผลงานนี้จะเป็นกระบวนการที่ผู้จัดการสายงานเข้ามามีส่วนมากที่สุด เนื่องจากเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบโดยตรงของผู้จัดการสายงานที่จะต้องบริหาร และสร้างผลงานให้เกิดขึ้นจากทีมงานของตนเองให้ได้

แต่ในทางปฏิบัติ ผู้จัดการสายงานส่วนใหญ่จะทำแค่เพียงการประเมินผลงาน ยิ่งไปกว่านั้น ยังประเมินแบบไม่ตรงกับผลงานจริงๆ ของพนักงานที่ทำได้ หรือไม่ตรงกับมาตรฐานที่ HR กำหนดไว้ แค่เพียงเนื่องจากต้องการให้พนักงานของตนเองได้รับรางวัลตอบแทนที่ดี ก็เลยใช้การประเมินผลงานนี้เป็นเครื่องมือในการให้รางวัล แต่ไม่สนใจว่าผลงานของพนักงานจริงๆ แล้วจะเป็นอย่างไร ต้องพัฒนาอะไรบ้าง

ผลก็คือ พนักงานทำงาน 10 ปี ก็ไม่ได้มีอะไรพัฒนาขึ้นเลย ยังคงทำผลงานแบบเดิมซ้ำๆ อยู่ 10 รอบ

แต่ถ้าเราใช้ระบบบริหารผลงานจริงๆ สิ่งที่จะเกิดขึ้นก็คือ พนักงานแต่ละคนจะได้รับการพัฒนาผลงานอย่างต่อเนื่อง ด้วยกระบวนการและเครื่องมือดังที่กล่าวไปข้างต้น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s