เทคนิคการบริหารการประชุมให้ได้ผล

งานหลักของเหล่าผู้บริหาร และผู้จัดการในองค์กรก็คือ เรื่องของการประชุม ผมเองก็ขลุกอยู่กับการประชุมเกือบทุกครั้งที่ต้องเข้าบริษัท ผู้บริหารทุกองค์กรต่างก็ต้องมีการประชุมกันแทบทุกวัน บางคนมีประชุม 3-4 กลุ่มต่อวัน หรือบางท่านอาจจะมากกว่านั้นก็มี คำถามที่มักจะตามมาก็คือ การประชุมแต่ละครั้งนั้นมันมีมูลค่าเพิ่มสักแค่ไหน หรือมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสักแค่ไหน

ในการประชุมแต่ละครั้งสิ่งที่มักจะเกิดขึ้นก็คือ

  • ไม่มีวาระในการประชุม คุยออกนอกเรื่องไปเรื่อยใครคิดอะไรออก ก็พูดออกมา ไม่มีเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของเรื่องที่จะประชุมกัน บางแห่งมีวาระการประชุมชัดเจน แต่พอถึงเวลาประชุมกันจริงๆ ก็หลุดวาระไปเรื่อย ใครอยากพูดอะไรก็พูดไป ออกนอกเรื่องไปมากมาย โดยไม่มีประโยชน์อะไรเลย
  • ไม่มีเป้าหมายของการประชุม บางแห่งประชุมกันทุกเดือน โดยที่ในแต่ละการประชุม ก็ไม่มีการกำหนดวัตถุประสงค์อะไรเลย เช่น ประชุมครั้งนี้จะต้องได้อะไรออกมาบ้าง จะต้องตัดสินใจในเรื่องอะไรบ้าง เป็นต้น
  • เหมือนการพบปะเพื่อนฝูง บางองค์กรการประชุมเป็นเหมือนกับการได้พบปะเพื่อนฝูงที่ไม่ได้เจอกันมานาน มีเรื่องราว เรื่องเล่าต่างๆ นานา มากมาย ใครไปไหน เจออะไรมา ก็มาคุยกันอย่างออกรส โดยที่ไม่มีเรื่องของงานเข้ามาเกี่ยวข้องอะไรเลย
  • เป็นหน้าที่ของผู้จัดการ ผู้จัดการบางคนคิดว่า งานหลักของเขาก็คือ ต้องจัดให้มีการประชุมกันในทีมงานของตนเอง โดยที่การประชุมแต่ละครั้งก็จะเป็นการพูดฝ่ายเดียวของท่านผู้จัดการ เอาเรื่องราวประสบการณ์ในการทำงานของตนเองมาอวดอ้างกับทีมงาน โดยไม่มีการหารือ หรือคุยกันในเรื่องงานเลย เพราะไม่รู้ว่าจะคุยอะไรดีในเรื่องงาน

ด้วยสาเหตุนี้เองก็เลยทำให้การประชุมแต่ละครั้งเป็นการเสียเวลาในการทำงานอื่น และยังไปกินเวลาการทำงานของพนักงานคนอื่นๆ ที่ต้องเข้ามานั่งประชุมอีกด้วย แล้วเราจะทำอย่างไรดีให้การประชุมเป็นการประชุมที่ได้ผลอย่างเต็มที่

ผมได้อ่านบทความในเว็บไซต์ Business Insider ชื่อบทความว่า 9 Tricks Elon Musk, Jeff Bezos, And Other Top Execs Use To Run Meetings ซึ่งได้เขียนเกี่ยวกับผู้บริหารองค์กรในระดับโลกที่เขานำการประชุมกันอย่างไร สรุปออกมาได้ดังต่อไปนี้ครับ

  • ให้มีประเด็นในการประชุมทุกครั้ง COO ของ Facebook ใช้วิธีการคือบันทึกหัวข้อที่จะต้องได้คำตอบในการประชุมครั้งนั้นๆ ลงในสมุดโน้ต จากนั้นก็บริหารการประชุมโดยยึดเอาสิ่งที่เขียนไว้เป็นประเด็นหลักที่ต้องหารือกัน ถ้าใครออกนอกประเด็น ก็จะได้รับการแจ้งว่า ออกนอกประเด็นแล้วให้กลับมา โดยจะไม่ยอมให้ใครพูดหรือนำออกนอกประเด็นที่จะหารือกันอย่างเด็ดขาด นอกจากนี้ยังมีการกำหนดเวลาว่าจะต้องได้คำตอบในเรื่องนี้ภายในระยะเวลาเท่าไหร่ นั่นก็แปลว่าจะต้องมีการทำการบ้านมาก่อน ไม่ใช่เข้ามาประชุมโดยการไม่มีการเตรียมการอะไรมาเลย ถ้าเป็นแบบนี้ก็จะถือว่าเป็นผลงานที่ไม่ดีของผู้จัดการ หรือพนักงานคนนั้นทันที และจะขยับไปหัวข้อถัดไปทันที
  • มีการเตรียมการก่อนการประชุม ประเด็นนี้เป็นประเด็นต่อเนื่องจากข้อแรก กล่าวคือ ให้ผู้เข้าประชุมรับทราบเกี่ยวกับหัวข้อในการประชุม และเรื่องที่จะต้องตัดสินใจในการประชุมนั้นๆ จากนั้นก็ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องต้องไปรวบรวมข้อมูล ประมวลผล และสรุปแนวทางต่างๆ ออกมาให้ชัดเจน ก่อนที่จะมาหารือเพื่อที่จะตัดสินใจในการประชุมครั้งนั้น CEO ของบางองค์กรถึงกับไล่พนักงานคนนั้นออกเลย ถ้าเขาไม่มีการเตรียมความพร้อม หรือไม่มีการหาข้อมูลและคำตอบมาก่อนที่จะประชุม
  • อย่าให้มีจำนวนคนมากเกินไป จำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมถ้ามีมากเกินไปก็ไม่มีผลดีอะไร เพราะจริงๆ แล้วการประชุมในแต่ละครั้งปกติจะมีผู้ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะประชุมไม่มากอยู่แล้ว CEO ของ Google กำหนดไว้เลยว่าในการประชุมแต่ละครั้งไม่ควรจะมีผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่า 10 คน ยิ่งไปกว่านั้นอดีต CEO   ของ AppleSteve Jobs ก็ไม่ชอบให้มีจำนวนคนที่เข้าประชุมมากเกินไป ถึงกับมีการไล่พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปจากการประชุมด้วย เนื่องจากผู้จัดการมองว่า พนักงานคนนี้ควรจะเข้ามาศึกษาหาความรู้จากการประชุม แต่ Jobs มองว่า การประชุมจะต้องได้ผลลัพธ์ ไม่ใช่ที่ที่พนักงานจะมาดูงาน ก็เลยให้พนักงานคนนั้นออกไปจากห้องประชุม แล้วผู้จัดการคนนั้นก็ไปสอนงานกันเองนอกห้องประชุม ข้อนี้เวลาที่ผมประชุมร่วมกับองค์กรข้ามชาติ จะเห็นชัดมากว่า ผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้นๆ จะมีไม่มากจริงๆ เต็มที่ 7 คน แต่ถ้าเป็นองค์กรไทยๆ แบบราชการ หรือรัฐวิสาหกิจ เวลาประชุมกันก็จะเจอว่ามีผู้เข้าร่วมประชุมเต็มห้องเลย บางคนไม่เกี่ยวกับเรื่องนั้นก็ต้องมานั่ง แล้วเท่าที่ผมสังเกต ก็มานั่งเฉยๆ ซะส่วนใหญ่ ไม่มีบทบาทอะไรใดๆ เลยด้วยซ้ำไป ซึ่งผลก็คือ เสียเวลาในการทำงานของพนักงานคนแทนที่จะได้งาน กลับมานั่งเฉยๆ ในห้องประชุม (หรือจริงๆ แล้วไม่มีงานทำ)
  • จะต้องมีคนตัดสินใจในการประชุม ทุกๆ การประชุมจะต้องมีบุคคลหลักที่มีหน้าที่ตัดสินใจในเรื่องที่ประชุมกัน ไม่ใช่คุยกันไปเรื่อย สุดท้ายก็บอกว่าตัดสินใจไม่ได้ แล้วก็เอาไว้คุยกันใหม่คราวหน้า แบบนี้ก็จะเป็นการประชุมที่ไม่ได้ผลอะไรเลย เสียเวลามาก พอถึงคราวหน้าก็ต้องมานั่งอธิบายใหม่อีก เพราะทุกคนลืมไปแล้วว่าเคยคุยอะไรกันไว้ ยิ่งทำให้เสียเวลามากขึ้นไปอีก ดังนั้น CEO ของ Google จึงกำหนดเป็นกฎในการประชุมของบริษัทเลยว่า ทุกการประชุมจะต้องมีบุคคลหนึ่งที่ต้องทำหน้าที่ในการตัดสินใจ ถ้าหาคนตัดสินใจไม่ได้ ก็ไม่ต้องประชุม เพราะประชุมไปก็ไม่มีประโยชน์อะไรขึ้นมา
  • ผู้นำประชุมต้องมีวินัย ประเด็นสุดท้ายก็คือ ผู้ที่นำประชุม จะต้องมีวินัยในการประชุมอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเวลาในการประชุม การตรงต่อเวลา เรื่องที่จะประชุม จะต้องมีการกำหนดเวลาไว้คร่าวๆ ว่าจะต้องจบแต่ละเรื่องโดยใช้เวลาเท่าไหร่ เพื่อให้อยู่ในระยะเวลาในการประชุมที่กำหนดไว้ การที่จะทำให้ได้เวลาตามที่กำหนดแปลว่า ในการประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีการกำหนดเรื่องให้ชัดเจนมากๆ กำหนดประเด็นที่จะต้องตัดสินใจให้ชัด และผู้ที่เข้าร่วมประชุมจะต้องมีการเตรียมข้อมูล และเรื่องราวประกอบอย่างดี เรียกว่ามาประชุมก็เพื่อนำเรื่องราวมาเล่าให้ฟัง ไม่ใช่มาเพื่อมาหาข้อมูลในที่ประชุม

องค์กรในบ้านเราผู้บริหารระดับสูงในองค์กรใหญ่ๆ ก็เริ่มเห็นความสำคัญของเวลาในการประชุมมากขึ้น ไม่ปล่อยให้การประชุมต้องไปกินเวลาการทำงานของพนักงาน เพราะเอาเข้าจริงๆ แล้ว ผลงานที่องค์กรต้องการจากพนักงานนั้นไม่ได้มาจากการประชุม แต่มาจากการที่พนักงานแต่ละคนลงมือทำงานจริงๆ ดังนั้นเวลาในการประชุมจึงไม่ควรจะนานเกินไป

แต่ก็มีอีกหลายองค์กรที่ใช้การประชุมเป็นที่พบปะสังสรรค์กันมากกว่าที่จะเป็นที่หารือเพื่อสรุปประเด็นในการทำงาน ก็เลยทำให้ผู้จัดการบางคนประชุมทุกวัน แต่ไม่มีผลงานอะไรออกมา เพราะไม่มีเวลาไปทำผลงาน นอกจากนั้นจากประสบการณ์ของผมเองที่ได้เข้าร่วมประชุมกับบริษัทต่างๆ ก็คือ การประชุมแทนที่จะมีการเตรียมข้อมูลประกอบมาไว้ล่วงหน้า กลับกลายเป็นว่า ใช้การประชุมเป็นที่หาข้อมูล เป็นที่พูดคุยเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูล เพราะไม่ได้เตรียมอะไรมาก่อนเลย สุดท้ายก็ไม่สามารถที่จะตัดสินใจได้ หรือต้องใช้เวลามากขึ้นกว่าเดิมโดยเปล่าประโยชน์ เพราะข้อมูลเราสามารถหามาได้ก่อนอยู่แล้วแต่กลับไม่ทำ

ย้ำอีกครั้งนะครับว่า ประชุมทุกครั้งจะต้องกระชับ ได้ใจความ และได้มูลค่าเพิ่มในการทำงาน

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s