มีเครื่องมือเยอะไปหมด แต่ได้ใช้บ้างหรือเปล่า

ปัจจุบันนี้เครื่องมือในการบริหารจัดการสมัยใหม่ได้เข้ามาในบ้านเรามากขึ้นเรื่อยๆ ในแวดวงการบริหารทรัพยากรบุคคลก็เช่นกัน มีเครื่องมือต่างๆ เข้ามาช่วยในการบริหารคนมากขึ้นเรื่อยๆ เริ่มตั้งแต่การสรรหาคัดเลือกพนักงาน ก็มีแบบทดสอบ และเครื่องมือในการคัดเลือกคนต่างๆ มากมาย เมื่อได้พนักงานเข้ามาแล้ว ก็มีเครื่องมือในการพัฒนาคนมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ Competency, Training roadmap, Career path, IDP

ตามด้วยเครื่องมือในการบริหารผลงานอีก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ Mission, Vision, Strategy,MBO, Balanced Scorecard, KPI, รวมถึงเครื่องมือในการบริหารจัดการต่างๆ อีกมากมาย

ผมเคยเห็นองค์กรหลายแห่งที่มีความพยายามอย่างสูงมากที่จะนำเอาระบบการบริหารจัดการใหม่ๆ เข้ามาใช้โดยอาจจะมีการว่าจ้างที่ปรึกษาทั้งใน และต่างประเทศเข้ามาดำเนินการวางระบบให้ และก็ใช้เวลาในการดำเนินการพักใหญ่ และใช้ความร่วมมือเยอะจากพนักงานภายในองค์กร

แต่ลักษณะที่เห็นก็คือ เหมือนทำเป็นแฟชั่นมากกว่า กล่าวคือ เมื่อผู้บริหารบางคนเห็นว่าตอนนี้มีเครื่องมือในการบริหารจัดการใหม่ๆ เกิดขึ้น และได้ยินมาว่าเป็นเครื่องมือที่ดีมาก ก็พยายามผลักดันให้องค์กรนำมาใช้ โดยนำเสนอกับทีมบริหารเพื่อเห็นชอบ และสุดท้ายผู้บริหารก็เห็นชอบ และอนุมัติให้ดำเนินการ

พออนุมัติแล้ว ก็มอบหมายให้ทีมงานระดับล่างลงมาดำเนินการ ซึ่งระบบเหล่านี้ ส่วนใหญ่ก็หนีไม่พ้นฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล ต้องเป็นเจ้าภาพในการดำเนินการโครงการเหล่านี้ โดยผู้บริหารระดับสูงก็ไม่เข้ามาสนใจอะไรมาก เพราะถือว่าอนุมัติไปแล้ว จากนั้นก็เริ่มมีที่ปรึกษาเข้ามาดำเนินการ ประชุม ทำ workshop มีการบ้านต่างๆ นานามากมาย ให้ไปทำ และส่ง จนกระทั่งได้ระบบใหม่ในแฟ้มเอกสารเข้ามา

และองค์กรนั้นก็เข้าใจว่า องค์กรของตนเองมีระบบแล้ว แล้วก็จบ แต่ก็ไม่สามารถนำไปใช้ในทางปฏิบัติจริงได้เลย และพอใช้การไม่ได้ ก็จะเข้าสู่วงจรเดิม คือ หาระบบใหม่เข้ามา หรือใช้ระบบเดิมแต่หาที่ปรึกษาใหม่เข้ามาช่วยดำเนินการ พอเสร็จแล้ว ก็ไม่ได้ใช้อีก จนบางองค์กรผมเห็นระบบเต็มองค์กรไปหมด ถามอะไรก็มีทุกอย่าง ผมเองก็งงว่า แล้วจะให้ผมเข้ามาช่วยเรื่องอะไร เพราะมีระบบหมดแล้ว และเป็นระบบที่มีชื่อเสียงด้วยซ้ำไป

ปัญหาที่เกิดขึ้นก็คือ มีระบบแล้วแต่ไม่สามารถนำไปใช้งานได้จริงนั่นเอง

ในความคิดเห็นของผมในฐานะที่ปรึกษาทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ผมมองว่า ระบบที่ท่านเลือกนำมาใช้นั้นเป็นระบบที่ดีอยู่แล้ว ด้วยตัวระบบมันเอง มันดี และน่าเชื่อถือ มีทฤษฎีรองรับชัดเจนทุกอย่าง แต่ที่เราไม่สามารถนำระบบที่วางไว้มาใช้จริงได้ ก็เนื่องจาก องค์กรของเราไม่ยอมเปลี่ยนแปลง ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง ระดับต้น รวมถึงพนักงานในองค์กร ที่ทุกคนมองเหมือนกันหมดว่า “ระบบใหม่ดีนะ แต่ใช้กับที่นี่ไม่ได้หรอก” เจอประโยคนี้เข้าไป ก็คงจะไม่สามารถใช้ได้แน่นอน เพราะคนในองค์กรยังไม่เชื่อเลยว่าใช้ได้จริงในองค์กร

ผมเองก็มีโอกาสเข้าไปช่วย Implement ระบบต่างๆ ให้กับองค์กรที่มีปัญหาเรื่องของการใช้งานจริงอยู่บ้าง ก็เลยอยากฝากข้อคิดไว้ เผื่อจะสามารถช่วยให้องค์กรของท่านที่วางระบบไว้แล้ว สามารถนำเอาไปใช้งานได้จริงเสียที เพื่อไม่ให้ต้องเสียเวลาและเสียเงินไปฟรีๆ

  • ให้เริ่มจากง่ายๆ ก่อน ระบบที่ฝรั่งเอามาขายเรานั้น เขาทำซะจนใหญ่โตดูน่าเชื่อถือมากมาย และด้วยเหตุนี้เองก็เลยทำให้ระบบเหล่านี้เป็นระบบที่ใหญ่มาก เป็นแนวความคิดที่ดูดีมาก มากจนคนฟังเคลิ้มได้หลังจากที่ฟังที่ปรึกษานำเสนอจบ การที่เราจะนำเอาระบบใหญ่ๆ ที่คนในองค์กรยังไม่คุ้นเคยเข้ามาใช้งานนั้น คงต้องเริ่มต้นไปทีละขั้นตอน และพยายามทำให้ระบบมันง่าย และเหมาะสมกับองค์กรของเราให้มากที่สุด ตัวอย่างที่เคยทำก็เช่นระบบ Balanced Scorecard ที่เราเอาของฝรั่งมาใช้ บางองค์กรทำระบบนี้เสร็จ ก็ยังงงๆ กันต่อไปว่ามันคืออะไรกันแน่ แล้วจะเริ่มต้นใช้งานจริงได้อย่างไรกันแน่ ก็พยายามผลักดันให้ใช้งานได้จริง แต่ต้องยอมรับว่ามันยากเกินกว่าที่พนักงานบางคนเข้าใจได้ ดังนั้น เราอาจจะต้องดัดแปลงระบบที่เขาวางไว้ ให้สอดคล้องกับแนวคิดและวิธีการทำงานขององค์กรเราในเบื้องต้นก่อน เช่น เขาให้ทำ 4 มุมมอง เราก็อาจจะเริ่มต้น implement ไปทีละมุมมองก่อนก็ได้ ยังไม่ต้องหมด เพื่อที่จะได้ใช้เวลาทำความเข้าใจกับพนักงานในเรื่องนี้มากขึ้นเรื่อยๆ
  • ต้องมีแนวทางในการบริหารการเปลี่ยนแปลง ระบบงานต่างๆ ที่เราเอามาใช้นั้น ล้วนเป็นการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมของเราทั้งสิ้น การที่ผู้บริหารตัดสินใจจะนำระบบงานใหม่ๆ เข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นระบบการบริหารคน หรือเทคโนโลยีต่างๆ ล้วนแล้วแต่มีผลกระทบต่อการทำงานของพนักงานทั้งสิ้น ดังนั้น ในระหว่างที่กำลังวางระบบใหม่นั้น องค์กรจำเป็นต้องสร้างทีมงานอีกทีมหนึ่งขึ้นมา เพื่อที่จะทำหน้าที่เป็น Change Agent ในเรื่องที่เรากำลังจะนำมาใช้ โดยเป็นผู้ให้ความรู้ และกระตุ้นส่งเสริมบรรยากาศของแนวคิดใหม่ๆ ให้เกิดขึ้นในองค์กรให้ได้ ทำให้พนักงานเข้าใจ และตอบข้อสงสัยของพนักงานได้ชัดเจน รวมทั้งเป็นทีมที่ต้องจัดกิจกรรมเพื่อส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ให้เกิดขึ้นจริงๆ ทั้งนี้ก็เพื่อทำให้พนักงานทุกคนในองค์กรรู้ว่า เรากำลังเอาจริงนะ ผู้บริหารเองก็เอาจริง และกำลังที่จะเปลี่ยนแปลงไปสู่สิ่งใหม่ที่ดีขึ้นกว่าเดิม
  • ผู้บริหารระดับสูงต้องให้ความสำคัญ ถ้าจะทำให้ระบบที่วางไว้นำไปใช้งานได้จริงตัวผู้บริหารระดับสูง หรือทีมผู้บริหารที่ต้องการใช้ระบบใหม่นั้น จะต้องเป็นผู้ให้ความสำคัญในเรื่องนี้อย่างต่อเนื่อง และต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการทำระบบเหล่านี้ด้วยตนเองในระยะเริ่มแรก เพื่อทำให้พนักงานมองเห็นว่า ผู้บริหารเอาจริง ตัวอย่างที่ผมเจอมาเองก็คือ บริษัทต้องการนำเอาระบบ Competency มาใช้งานจริง ผู้บริหารระดับสูงก็เข้าร่วมการทำ workshop ทุกครั้ง ร่วมคิดร่วมทำ จนได้ออกมา จากนั้นไม่จบครับ ผู้บริหารเองยังพยายามที่จะกระตุ้นพฤติกรรมต่างๆ ที่ระบุไว้ ให้เกิดขึ้นจริงอีกด้วย ไม่ว่าจะในการทำงานร่วมกับ การประชุม การหารือ ต่างๆ ก็จะย้ำในเรื่องเหล่านี้อยู่เสมอ จนผู้บริหารระดับรองลงไป ก็เข้าใจ และเลี่ยงไม่ได้ ก็ต้องนำไปใช้กับลูกทีมของตนเองอีกเช่นกัน
  • ผูกเข้ากับระบบอื่นๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกัน การนำระบบงานใหม่ๆ เข้ามาใช้ให้เกิดผลจริงนั้น คงต้องนำสิ่งใหม่ๆ ที่พนักงานจะต้องเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานนั้น เข้ามาผูกกับระบบบางอย่างที่องค์กรมีอยู่เพื่อกระตุ้นให้เกิดผลจริงในทางปฏิบัติ เช่น อาจจะต้องมีการนำมาผูกเข้ากับระบบประเมินผลงานในแต่ละปี โดยกระตุ้นว่าใครที่สามารถเปลี่ยนแปลงตนเองให้ทำงานตามระบบใหม่ที่วางไว้ได้ ผลงานก็จะดีกว่า คนที่ทำไม่ได้ และเมื่อผลงานดีก็จะมีผลต่อรางวัล และค่าตอบแทนตามมา ซึ่งก็น่าจะช่วยทำให้เป็นการเสริมแรงในการนำระบบงานใหม่ๆ เข้ามาใช้ในองค์กรให้เกิดผลได้ง

ในมุมมองของผมนั้น การมีระบบงานใหม่ๆ นั้นเป็นสิ่งที่ดี เพราะถือว่าเรามีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แต่การนำระบบใหม่ๆ เข้ามาในองค์กรและจะใช้ให้เกิดผลได้จริงนั้น คงต้องมีวิธีการเสริมเข้ามา เพราะแค่เพียงให้ที่ปรึกษามาวางระบบใหม่ให้ ไม่ได้แปลว่าองค์กรจะสามารถใช้ระบบนั้นได้อย่างเต็มที่ ถ้าเราไม่มีการเตรียมความพร้อม ไม่มีการสร้างความคุ้นเคย และไม่มีระบบการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดีแล้ว ไม่ว่าเราจะหาระบบที่ดีเลิศแค่ไหนเข้ามา ก็ไม่สามารถนำมาใช้งานได้จริงอย่างแน่นอน อีกทั้งยังทำให้พนักงานรู้สึกต่อองค์กรในภาพที่ลบลงไปอีกด้วย

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s