ทำอย่างไรที่จะทำให้การฝึกอบรมได้ประโยชน์จริงๆ

เรื่องของการฝึกอบรมนั้นปัจจุบันเป็นเครื่องมือที่องค์กรต่างๆ ใช้ในการพัฒนาพนักงานของตนเองมากที่สุดก็ว่าได้ ทุกปีองค์กรจะต้องมีการกำหนดงบประมาณในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ซึ่งวัตถุประสงค์ก็คือ เพื่อให้พนักงานมีความรู้ความสามารถ และเพิ่มพูนทักษะและความคิดอ่านใหม่ๆ ในการทำงานให้มากขึ้นนั่นเอง แต่ก็มีผู้บริหารหลายคน รวมทั้งพนักงานเองด้วยซ้ำไปที่สงสัยว่า การที่องค์กรจัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานนั้น สุดท้ายแล้วมันได้ประโยชน์ต่อองค์กรจริงๆ หรือ

หลายองค์กรที่ผมเคยประสบมา จัดฝึกอบรมขึ้นเพื่อประโยชน์ในทางที่ไม่ค่อยถูกต้องนัก กล่าวคือ

  • เป็นหน้าที่และเป็นผลงานของฝ่ายฝึกอบรม ที่จะต้องดำเนินการจัดหาหลักสูตรฝึกอบรมมาให้พนักงานเรียน โดยที่ไม่รู้ว่าจริงๆ แล้วพนักงานแต่ละคนต้องพัฒนาอะไรกันบ้างด้วยซ้ำไป อีกทั้งมีงบประมาณเรื่องนี้ตั้งไว้ ถ้าไม่ใช้ เดี๋ยวปีถัดไปจะถูกตัดงบก้อนนี้ลง แถมยังจะถูกมองว่าเป็นหน่วยงานที่ไม่มีผลงานอีกด้วย ก็เลยต้องหาเรื่องจัดหลักสูตร เพื่อให้ได้ใช้งบประมาณ
  • เป็นแฟชั่น บางองค์กรจัดฝึกอบรมขึ้นเพราะว่า เห็นที่อื่นเขาจัดกัน ก็เลยคิดว่าน่าจะมีบ้าง แต่ก็จัดแบบขอไปที หรือไม่ก็จัดแบบไม่รู้ว่าจะต้องจัดเรื่องอะไร ขอให้มีขึ้นสักหน่อย อย่างน้อยให้พนักงานมองว่าองค์กรของเรามีการจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานบ้างก็พอจะได้ไม่เสียชื่อ

โดยแท้จริงแล้ว วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมนั้น ก็คือ เป็นการพัฒนาความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านต่างๆ ของพนักงานที่ทำงานกับเรา การที่องค์กรอยากให้พนักงานทำงานให้ได้ตามเป้าหมายที่องค์กรคาดหวังได้นั้น สิ่งสำคัญก็คือ พนักงานจะต้องมีความรู้ทักษะที่เพียงพอที่จะทำให้งานนั้นประสบความสำเร็จได้

การที่เป้าหมายขององค์กรเพิ่มสูงขึ้นทุกปี โดยที่ทักษะในการทำงานของพนักงานยังคงเท่าเดิมนั้น มันไม่สามารถที่จะทำให้ผลงานเกิดขึ้นได้อย่างแน่นอน ดังนั้นการพัฒนาพนักงานก็เลยเกิดขึ้น เพื่อให้พนักงานพร้อมที่จะทำงานที่ยากขึ้นได้ทุกๆ ปีนั่นเอง และวิธีการพัฒนาที่เป็นที่นิยมมากก็คือ การฝึกอบรม

ก่อนส่งพนักงานไปอบรมเรื่องอะไร ก็คงต้องมีการวิเคราะห์ดูจุดแข็ง จุดอ่อนของพนักงานก่อน มิฉะนั้นการอบรมครั้งนั้นก็คงไม่เป็นผลดีอะไรกับพนักงานเลย วิธีคิดและวิเคราะห์แบบง่ายๆ ก็คือ

ในปีนี้เราคาดหวังให้พนักงานทำงานอะไรบ้าง และจะต้องสร้างความสำเร็จในเรื่องอะไรบ้าง และความสำเร็จที่เราคาดหวังนั้น พนักงานเองยังขาดอะไร ในแง่ความรู้ที่ต้องใช้ในการทำงาน ทักษะต่างๆ ที่ต้องใช้ในการทำงาน และพฤติกรรมอื่นๆ ที่สามารถเสริมให้พนักงานทำงานได้ง่ายขึ้น ดังนั้นคนที่เป็นผู้จัดการ หรือเป็นหัวหน้าของพนักงานจะต้องพิจารณาว่าพนักงานแต่ละคนที่เราดูแลอยู่นั้นขาดอะไร ต้องเสริมเรื่องอะไร จากนั้นจึงเริ่มวางแผนการพัฒนา เรื่องอะไรที่สอนเองได้ ก็สอนเอง เรื่องอะไรที่ต้องส่งไปฝึกอบรม ก็ประสานงานกับทางฝ่ายฝึกอบรมเพื่อดำเนินการต่อไป

เมื่ออบรมกลับมาแล้วจะทำอย่างไรให้ได้ผล คือ พนักงานได้นำเอาความรู้ ทักษะใหม่ๆ ที่ได้เรียนมานั้น มาใช้งานจริงๆ สิ่งที่ต้องดำเนินการก็คือ

  • ต้องมีการวางแผนก่อนฝึกอบรม สิ่งสำคัญประการแรกที่จะต้องทำกันก่อนเลย ก็คือการวางแผนร่วมกันระหว่างพนักงานกับหัวหน้างานของตนเอง ว่าในปีนี้จะต้องพัฒนาในเรื่องอะไรบ้าง ซึ่งส่วนใหญ่เท่าที่ผมพบเจอมาก็คือ ไม่เคยทำกันเลย คิดอะไรได้ก็ส่งไปอบรม ไม่เคยที่จะวางแผนกันก่อนล่วงหน้าว่า อยากให้ผลงานดีขึ้นแบบไหน และการที่จะดีขึ้นได้แบบนั้น จะต้องไปเรียนอะไร และเพิ่มเติมความรู้ทักษะในเรื่องอะไร แผนการฝึกอบรมนี้ ถ้าจะให้ดี จะต้องวางแผนกันตอนช่วงต้นปีเลย วางพร้อมกับเป้าหมายผลงานที่คาดหวังให้พนักงานบรรลุให้ได้ในปีนั้นๆ แผนฝึกอบรมนี้จะเป็นแผนระยะยาวสักหน่อย
  • ก่อนฝึกอบรมต้องคุยกันถึงสิ่งที่คาดหวัง ก่อนที่พนักงานจะไปฝึกอบรมตามแผนงานที่วางไว้นั้น เมื่อใกล้ถึงวันเวลาอบรม หัวหน้าจะต้องคุยกับลูกน้องถึงความคาดหวังที่ส่งไปอบรม ว่าอบรมมาแล้วคาดหวังอะไร ให้ทำอะไรได้บ้าง หรือให้นำเอาความรู้มาปรับใช้ในเรื่องอะไรบ้างในการทำงาน กำหนดและคุยกันให้ชัดเจนก่อนที่จะให้พนักงานไปอบรม ไม่ใช่พนักงานไปอบรมเมื่อไหร่ หัวหน้าก็ไม่รู้ อีกทั้งไม่รู้ว่าอบรมไปแล้วจะเอาใช้ทำอะไรในการทำงานได้บ้าง
  • สนับสนุนการฝึกอบรมให้ครบถ้วนสมบูรณ์ เรื่องนี้เป็นอีกประเด็นที่สำคัญมาก ถ้าหัวหน้าไม่สนับสนุนหรือส่งเสริมให้พนักงานไปอบรม พนักงานเองก็จะเรียนรู้ว่าไม่ต้องตั้งในเรียนก็ได้ บางคนลงชื่อแล้วก็โดดทั้งงาน และโดดทั้งการอบรม เพราะรู้ว่ายังไงหัวหน้าก็ไม่เคยตรวจสอบอะไรได้ หัวหน้าบางคนส่งพนักงานไปอบรม แต่พอรู้ว่ามีงานเข้ามา ก็โทรไปเรียกกลับมาซะงั้น โดยไม่สนใจว่า ตอนนี้พนักงานกำลังอบรมอยู่ ถ้าเป็นแบบนี้ การฝึกอบรมขององค์กรทำยังไงก็ไม่ได้ผลอย่างแน่นอน ดังนั้นในการแก้ไขปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น การวางแผนร่วมกัน และการตกลงกันว่า อบรมมาแล้วจะต้องเอาความรู้มาปรับใช้ในเรื่องอะไรบ้าง ก็จะทำให้พนักงานเกิดความตั้งใจในการฝึกอบรมมากขึ้น
  • ประชุมร่วมกันหลังฝึกอบรม เมื่อพนักงานกลับมาจากการฝึกอบรมแล้ว หัวหน้าก็ควรจะเรียกประชุม เพื่อให้พนักงานสรุป และนำเสนอว่าได้เรียนรู้อะไรมาบ้าง และสิ่งที่เรียนรู้มานั้นจะนำมาใช้ประโยชน์ในการทำงานของตนเองได้อย่างไร กำหนดกันออกมาเป็น Action Plan ให้ชัดเจน
  • ติดตามผลการฝึกอบรม หัวหน้าจะต้องดำเนินการติดตามพนักงานแต่ละคนที่ไปฝึกอบรมกลับมาว่า หลังจากที่ได้วางแผนการทำงานร่วมกันใหม่ เพื่อใช้ความรู้นั้นๆ แล้ว พนักงานมีอะไรที่เปลี่ยนแปลงไปบ้าง อีกทั้งหัวหน้าเองยังจะต้องส่งเสริมให้พนักงานได้นำเอาความรู้ใหม่ๆ นั้นมาใช้ในการทำงานด้วย ไม่ใช่มัวแต่ต่อต้าน และมองว่าสิ่งที่ไปเรียนมานั้นมันเป็นแค่เพียงทฤษฎีเท่านั้น ทางปฏิบัติทำไม่ได้ ถ้าหัวหน้าเป็นซะแบบนี้ ส่งพนักงานไปฝึกอบรมให้ตาย พนักงานก็ไม่เก่งขึ้นได้เลย

จะสังเกตได้ว่า การฝึกอบรมนั้นถ้าจะทำให้ได้ผลอย่างจริงจัง จะต้องอาศัยความร่วมมือกันของทั้งหัวหน้าและลูกน้อง หัวหน้าจะต้องใส่ใจ และให้ความสนใจ รวมทั้งติดตามว่า พนักงานเปลี่ยนแปลงไปบ้างหรือไม่ ได้นำเอาความรู้และทักษะใหม่ๆ ที่เรียนมาใช้หรือไม่ อีกทั้งยังต้องส่งเสริมกระตุ้นให้พนักงานเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีอีกด้วย ซึ่งถ้าทำได้ ผลงานพนักงานก็จะดีขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และนี่คือประโยชน์ของการฝึกอบรมที่แท้จริง

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s