การบริหารการเปลี่ยนแปลง ทำอย่างไรให้ราบรื่นมากที่สุด

จากบทความเมื่อวานนี้ที่เขียนถึงความยากของการเปลี่ยนแปลงในประเด็นต่างๆ ขององค์กร ก็น่าจะพอให้เห็นภาพสาเหตุหลักๆ ว่าอะไรที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้ยาก และบางที่ถึงกับเลิกคิดที่จะเปลี่ยนแปลงกันไปเลยก็มี ทั้งๆ ที่ถ้าเราเปลี่ยนแปลงได้ ก็อาจจะมีสิ่งที่ดีเกิดขึ้นก็ได้ หรืออาจจะเป็นระบบใหม่ที่สามารถรองรับการเติบโตขององค์กรในอนาคตได้เช่นกัน

ในทางปฏิบัตินั้น ไม่มีอะไรที่จะหยุดการเปลี่ยนแปลงได้เลย เพราะมันก็คือธรรมชาติอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นทุกวัน องค์กรเองก็ต้องการที่จะเปลี่ยนแปลง แต่ก็ไปติดที่ข้อจำกัดหลายๆ อย่างที่ทำให้เกิดความลังเล และไม่แน่ใจขึ้น ดังนั้น ถ้าเราต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงระบบการบริหารงานอะไรบางอย่างในองค์กรแล้ว ก็ควรจะมีวิธีการในการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นด้วยเช่นกัน

เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงสามารถทำได้อย่างราบรื่น และประสบความสำเร็จ สิ่งที่จะต้องทำก็คือ

  • ทัศนคติของผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์กร เรื่องแรกที่สำคัญที่สุดในการที่จะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กรได้อย่างเด็ดขาด ก็คือ ทัศนคติและความคิดของผู้บริหารสูงสุดขององค์กรหรือที่เราอาจจะเรียกเขาว่า CEO บุคคลผู้นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร ถ้าคนนี้เข้าใจเหตุผล และประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง เขาจะเป็นกลไกสำคัญที่จะผลักดันในทุกฝ่ายในองค์กรต้องขยับตัวและเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย เพราะนี่เป็นนโยบาย แต่ถ้า CEO ไม่เล่นด้วย ไม่เห็นด้วย ไม่เห็นความสำคัญจริงๆ ฯลฯ จะนำเสนอดีแค่ไหนเขาก็ไม่เปลี่ยน และถ้าเขาไม่ยอมเปลี่ยน ก็อย่าหวังว่า การเปลี่ยนแปลงนั้นจะเกิดขึ้นได้จริงๆ เพราะเท่ากับปิดประตูตายตั้งแต่ต้นทางแล้ว สรุปก็คือ เวลาที่จะเปลี่ยนแปลงระบบงานอะไรสักอย่างที่มีผลกระทบต่อองค์กร CEO คือคนแรกที่จะต้องเห็นด้วย และเป็นผู้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วยตนเอง
  • ทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับรองลงมา เมื่อเบอร์หนึ่งผ่านแล้ว ก็ต้องลงมาที่ผู้บริหารระดับถัดไป ซึ่งจะต้องสื่อความและทำความเข้าใจถึงความจำเป็น เหตุผล และผลดี ผลเสีย ต่างๆ ของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ซึ่งในการทำความเข้าใจนั้นก็ต้องชี้แจงให้เห็นถึงผลดีของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต และที่สำคัญก็คือ ผู้บริหารกลุ่มนี้จะได้รับอะไร มีผลดีอย่างไรต่อการทำงาน เพราะนี่เป็นอีกจุดที่สำคัญมาก ถ้าผู้บริหารกลุ่มนี้ไม่เข้าใจ หรือเข้าใจแบบผิดๆ สิ่งที่จะเกิดขึ้นก็คือ ถ้าผู้บริหารบางคนมีอิทธิพลมากหน่อย ก็จะเดินเข้าไปหา CEO แล้วก็สาธยายถึงผลเสียของการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้จนไม่มีชิ้นดี และถ้า CEO ไม่แข็งแรงพอ ก็จะเชื่อ และฟัง จากนั้นโครงการเปลี่ยนแปลงนี้ก็จะเริ่มมีปัญหาเกิดขึ้น เริ่มหยุดๆ เดินๆ บางแห่งหยุดหายไปเลยก็มี ดังนั้นถ้าจะให้เกิดความราบรื่นมากที่สุด ก็จะต้องทำให้ผู้บริหารระดับถัดลงมากลุ่มนี้เห็นภาพที่ชัดเจน และเข้าใจว่าทำไมถึงต้องเกิดการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้เขาเป็นผู้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงให้กับทีมงานของเขาเองด้วย
  • สื่อความ สื่อความ และสื่อความ เครื่องมือที่สำคัญมากถ้าเราจะเปลี่ยนแปลงก็คือ การสื่อความ หรือการสื่อสารภายในองค์กร จะต้องมีระบบการสื่อสารภายใน เพื่อสื่อสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงนี้ให้กับพนักงานทุกคนได้รับทราบ และมองเห็นผลดีของมัน ต้องมีการวางระบบการสื่อสารเป็นระยะๆ แต่ละช่วงจะต้องสื่ออะไร ด้วยวิธีการไหน ช่องทางไหน และจะต้องมีการจัดกิจกรรมอะไรเพื่อส่งเสริมให้พนักงานเห็นความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ และถ้าเราสื่อสารกันบ่อยๆ เรื่องราวของการเปลี่ยนแปลงก็จะกลายเป็นเรื่องธรรมดาๆ ไป ซึ่งการต่อต้านต่าง ก็จะลดลง หรือน้อยลงไปมาก
  • ทำความเข้าใจกับผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง อีกเรื่องที่สำคัญก็คือ เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น จะต้องมีผู้ที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากการเปลี่ยนแปลงในแต่ละครั้ง เช่น อาจจะทำให้งานที่ทำอยู่นั้นลดลง เพิ่มขึ้น หรือต้องเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงานบางอย่าง ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบเปลี่ยนแปลงไป ฯลฯ บุคคลเหล่านี้จะต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ เพราะเรื่องของความรู้สึกของคนเรานั้นมันเป็นสิ่งที่คาดเดาไม่ได้ บางคนบอบบางมาก บางคนไม่รู้สึกอะไร บางคนต้องดูแลเป็นพิเศษ ดังนั้น ถ้าจะไม่ให้เกิดปัญหากับบุคคลเหล่านี้ ตัว CEO เองอาจจะต้องเป็นผู้ที่เข้าไปพูดคุย และทำความเข้าใจกับบุคคลที่ได้รับผลกระทบโดยตรงเหล่านี้ก่อน เพื่อสร้างความเข้าใจ และความมั่นใจว่า องค์กรไม่ได้มีเจตนาจะกลั่นแกล้งหรือทำให้รู้สึกไม่ดี แต่ถ้าเราร่วมมือกัน เราก็จะทำให้องค์กรดีขึ้น และตัวบุคคลเหล่านี้ก็จะมีอนาคตที่ดีขึ้นด้วยเช่นกัน เรื่องเหล่านี้จะต้องมีการวางแผนล่วงหน้าอย่างดี มิฉะนั้นการเปลี่ยนแปลงก็จะเริ่มไม่ราบรื่นอย่างที่คิด
  • นำเข้าไปผูกกับระบบบริหารผลงานขององค์กร ถ้าจะให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างเร็ว และฝังลงไปในระบบการทำงานใหม่ หลังจากที่ได้ดำเนินการบริหารการเปลี่ยนแปลงไปจนมั่นใจว่า ไม่น่าจะมีปัญหาอะไรมากนักแล้ว สิ่งที่สำคัญถัดมาก็คือ ให้นำเอาเรื่องของการเปลี่ยนแปลงนี้ ใส่ลงไปในระบบบริหารผลงานของบริษัท ซึ่งพนักงานทุกคนจะต้องปรับตัว และจะต้องดำเนินการตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ถ้าใครทำได้ดี ก็ถือว่าเป็นผลงานของพนักงานที่ดี เพราะถือว่าช่วยให้องค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น ซึ่งผลงานที่ดีนี้ก็จะต้องนำไปเชื่อมโยงกับระบบการให้รางวัลของบริษัท เพื่อเป็นการเสริมแรงอีกครั้งหนึ่ง
  • ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องธรรมชาติ เมื่อการเปลี่ยนแปลงเริ่มสำเร็จ ก็อย่าเพิ่งหยุดเปลี่ยนแปลง เพราะการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้น ผู้บริหารทุกระดับจะต้องพยายามสร้างบรรยากาศของการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทำให้พนักงานรู้สึกว่า การเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นเรื่องธรรมดาที่ต้องเกิดขึ้น และเป็นสิ่งที่จะนำเรา และองค์กรของเราไปสู่อนาคตที่ดีขึ้นได้ด้วย ทั้งนี้ก็ด้วยวิธี เอาเรื่องของการเปลี่ยนแปลงใส่เข้าไปใน Core value ขององค์กร หรือใส่เข้าไปในระบบ competency และระบบบริหารผลงานให้ชัดเจน รวมทั้ง ตัว managerial competency ของผู้บริหารเองก็ต้องใส่เข้าไปเพื่อให้เขาสร้างบรรยากาศ และส่งเสริมให้พนักงานมีทัศนคติที่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงได้ด้วย

อย่างที่เข้าใจกันนะครับว่า การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องธรรมชาติก็จริง แต่จิตใจของคนเรานั้น ถ้ามันเคยสบาย เคยชินกับอะไรที่ไม่ต้องเหนื่อย ไม่ต้องยากแล้ว การเปลี่ยนแปลงก็จะเกิดขึ้นได้ยาก แต่ถ้าเราสามารถสร้างความเข้าใจในเรื่องนี้ได้ดี และมีรางวัลตอบแทนความยากที่ต้องเปลี่ยนแปลงให้กับพนักงานด้วยแล้ว ระบบการบริหารการเปลี่ยนแปลงก็จะเกิดขึ้นได้ไม่ยากครับ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s