องค์กรที่มีระบบบริหารผลงานที่ประสบความสำเร็จ เขาทำกันอย่างไร

performance_management

ต่อเนื่องจากบทความเมื่อวานนี้ ซึ่งเขียนเกี่ยวกับเรื่องราวของการบริหารผลงาน ว่าเป็นหน้าที่ของใครกันแน่ วันนี้ก็จะมาต่อในเรื่องของ ระบบบริหารผลงานว่า องค์กรที่เขาทำระบบนี้ได้สำเร็จนั้น เขาทำอะไรกันบ้าง

ก่อนอื่นก็ต้องมาทบทวนกันอีกครั้งนะครับว่า คำว่าระบบบริหารผลงาน ไม่ใช่ระบบประเมินผลงานนะครับ แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ดังนั้นถ้าองค์กรไหนที่พูดว่า เอาระบบบริหารผลงานมาใช้ แต่จริงๆ แล้วเอามาเพื่อใช้สำหรับการประเมินผลงานอย่างเดียว นี่ก็ยังเรียกไม่ได้ว่าเป็นระบบบริหารผลงานเต็มรูปแบบนะครับ

อย่างที่เราทราบกันดีอยู่แล้วว่า ระบบบริหารผลงานนั้น จะประกอบไปด้วยกระบวนการคือ

  • การวางแผนผลงาน ก็คือ การกำหนดเป้าหมายขององค์กร และการถ่ายทอดเป้าหมายขององค์กรลงสู่หน่วยงาน และลงสู่พนักงาน โดยผลที่ได้ในขั้นตอนการกำหนดเป้าหมายก็คือ มีตัวชี้วัดผลงาน มีเป้าหมายในการทำงานที่พนักงานแต่ละคนจะต้องทำให้บรรลุให้ได้ตามที่ตกลงกันไว้
  • การติดตามผลงาน คือ ขั้นตอนในระหว่างปี ที่หัวหน้าจะต้องคอยติดตามผลงานของลูกน้องว่า เป็นอย่างไรบ้าง ถึงไหนแล้ว มีปัญหาอะไร ทำได้ดีสักแค่ไหน เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่วางกันไว้ตั้งแต่ต้นปี และถ้าทำไม่ได้ หรือมีแนวโน้มว่าจะไปไม่ถึงเป้า หัวหน้าก็ต้องทำหน้าที่ในการให้คำแนะนำ สอนงาน รวมทั้งช่วยพนักงานในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน เป้าหมายของการติดตามผลงานก็คือ การช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ เพราะนั่นคือสิ่งที่เราตกลงกันไว้กับผู้บริหารด้วยเช่นกัน
  • ประเมินผลงาน คือขั้นตอนในการประเมินดูว่าผลที่ได้ออกมานั้น เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น เป็นอย่างไรบ้าง มีเรื่องอะไรที่เป็นจุดที่ดี ที่ต้องส่งเสริมต่อไป และมีเรื่องอะไรที่เป็นจุดอ่อน และข้อจำกัด เพื่อนำไปใช้ในการพัฒนา ปรับปรุง ผลงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

performance_managementกระบวนการในการบริหารผลงานก็มีแค่ 3 ขั้นตอนนี้เท่านั้น สังเกตว่าจะไม่มีเรื่องของการเอาผลการประเมินไปใช้ในการขึ้นเงินเดือนหรือให้โบนัสแต่อย่างใด เนื่องจากระบบบริหารผลงานเน้นไปที่เรื่องของการทำผลงานให้เกิดขึ้นให้ได้ตามเป้าหมายที่เราตั้งไว้นั่นเอง ถ้าเราลองไม่มองให้มันเกี่ยวอะไรกับเรื่องการประเมินผลงาน เราจะเห็นว่าระบบบริหารผลงานมันก็คือ ระบบในการบริหารจัดการที่พยายามที่จะทำให้การทำงานวิ่งไปหาเป้าหมายที่กำหนด โดยอาศัยการบริหารจัดการคน หรือพนักงานที่ทำงานอยู่กับเรา เพื่อให้เขาทำงานให้ได้ตามเป้าหมาย โดยที่ถ้าพนักงานทุกคนทำได้ตามเป้าหมาย องค์กรเองก็ได้ตามเป้าหมายเช่นกัน เมื่อมองแบบนี้ เราก็น่าจะมองเห็นวิธีที่จะทำให้ระบบนี้สำเร็จได้ในองค์กร โดยองค์กรที่ทำสำเร็จนั้น เขาทำอะไรกับบ้างลองมาดูกันครับ

  • ผู้บริหารระดับสูง มีการกำหนดเป้าหมายความสำเร็จขององค์กรอย่างชัดเจน ชัดเจนในที่นี้ก็คือ กำหนดอัตรากำไรที่อยากได้ ยอดขายที่ต้องไปให้ถึง ส่วนแบ่งตลาด การผลิต คุณภาพการผลิต ประสิทธิภาพการผลิต การคิดค้นสินค้าใหม่ๆ การบริหารงบประมาณ ฯลฯ จะมีอะไรบ้างก็คงต้องอยู่ที่ลักษณะขององค์กรว่าเป็นองค์กรที่ทำอะไร เป้าหมายที่กำหนดเหล่านี้จะมีการกำหนดเป็นตัวเลขที่ชัดเจนมากๆ ว่าจะต้องทำให้ได้ในระดับไหน โครงการอะไรบ้างที่จะต้องเสร็จและให้ผลอย่างไรกับองค์กรบ้าง ฯลฯ เรียกได้ว่า เป้าหมายขององค์กรจะมีความชัดเจนมากๆ พนักงานทุกระดับอ่านจบแล้วจะเห็นภาพไปในทางเดียวกันเลยว่าองค์กรจะต้องบรรลุอะไรบ้าง
  • การกระจายเป้าหมายลงสู่หน่วยงาน หลังจากที่มีการกำหนดเป้าหมายขององค์กรชัดเจนแล้วว่าจะต้องบรรลุตัวเลขอะไรบ้าง มุมไหนบ้าง เป้าหมายทุกตัวที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดไว้ จะถูกนำมาพิจารณาทีละตัว ย้ำนะครับ ว่าทีละตัว เพื่อดูว่า เป้าหมายตัวนั้นๆ จะมีวิธีการอย่างไรที่จะไปให้ถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้จริงๆ และในการกระจายเป้าหมายก็จะทำร่วมกันเป็นทีม โดยอาศัยทีมของผู้บริหารในแต่ละหน่วยงานมาประชุมร่วมกัน เช่น ถ้าองค์กรบอกว่า จะต้องเพิ่มยอดขายอีก 30% จากปีที่แล้ว ที่ประชุมก็จะมานั่งคุยกันว่า 30% ที่จะเพิ่มนั้นจะมาจากไหนบ้าง สินค้าตัวไหน ตลาดไหน และถ้าองค์กรนั้นมีฝ่ายผลิตด้วย ก็ต้องมีการคุยกันอีกว่า จะผลิตให้ได้ทันขายอย่างไร มีข้อจำกัดอะไร และมีกำลังการผลิตที่พอหรือไม่ ถ้าไม่พอ หรือไม่เอื้อให้เกิด 30% นั้น ก็จะต้องหาวิธีการใหม่ ที่จะสามารถตอบโจทย์ตัวเลขเป้าหมายนั้นได้ สุดท้ายเราก็จะได้เป้าหมายของแต่ละหน่วยงาน ว่าจะต้องทำอะไร อย่างไร เท่าไหร่ และเมื่อทำได้แบบนี้จริงๆ ก็จะทำให้องค์กรมีส่วนที่จะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ สุดท้ายเราก็จะได้ตัวชี้วัดผลงานของแต่ละหน่วยงานออกมา จากนั้นก็ค่อยกระจายเป้าหมายของหน่วยงานลงสู่พนักงานในหน่วยงานนั้น โดยใช้วิธีเดียวกันนั่นเองครับ สิ่งที่ผมเห็นในองค์กรที่ทำกันจริงๆ ก็คือ ตัวผู้จัดการที่ได้รับเป้ามาจากข้างบนที่คุยกันเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการก็จะเอาเป้าหมายทั้งหมดที่ได้มา มาพิจารณา พร้อมกับเรียกพนักงานในฝ่ายมาประชุม เพื่อพิจารณาหาแนวทางในการที่จะทำให้หน่วยงานของเราไปสู่เป้าหมายนั้นได้จริงๆ อะไรที่ดีอยู่แล้ว อะไรที่ต้องปรับปรุง อะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลงเลย ในเรื่องของการทำงาน ก็จะต้องวางแผนให้ชัดเจน ทั้งนี้ก็เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่เราได้มา
  • feedbackติดตามผลงานกันเป็นประจำ หลังจากที่เป้าหมายถูกกำหนดอย่างชัดเจนแล้ว สิ่งที่จะต้องทำต่อก็คือ การติดตามผลงาน องค์กรที่ไม่ได้คิดจะเอาจริงเรื่องการบริหารผลงาน พอถึงขั้นตอนนี้ ก็แทบจะไม่ได้ทำอะไรเลย ตามบ้าง ไม่ตามบ้าง ปล่อยไปเรื่อยๆ ตามสบาย แต่องค์กรที่เอาจริงกับเรื่องการบริหารผลงาน ตัวผู้บริหารระดับสูงจะกำหนดเวลาการประชุมที่ชัดเจนมากเช่น จะมีการประชุมทุกเดือน เพื่อให้ผู้จัดการแต่ละฝ่ายที่รับเป้าหมายไปนั้น มานำเสนอความคืบหน้า โดยจะไล่ไปตามตัวชี้วัดแต่ละตัวจนครบ ว่าในแต่ละเดือนตัวไหนคืบหน้าไปถึงไหนบ้าง และติดปัญหาอะไร ถ้าเป็นปัญหาภายในที่แก้ไขกันได้ระหว่างหน่วยงานก็จะประชุม ให้มติกันในห้องประชุมเลยว่าจะต้องทำอย่างไรเพื่อให้ปัญหานี้หมดไป ทั้งนี้ก็เพื่อให้เป้าหมายไปให้ถึงให้ได้นั่นเอง ผู้จัดการแต่ละคนก็เลยต้องมีการติดตามผลงานของลูกน้องตนเองถัดลงไปเรื่อยๆ เพราะผู้บริหารระดับสูงต้องการเห็นความคืบหน้าทุกเดือน ก็เลยเป็นเสมือนการบังคับให้ผู้จัดการสายงานจะต้องคอยติดตามผลงาน และคอยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละวันให้ได้ เพราะถ้าเข้าประชุมแล้วไม่มีความคืบหน้า ก็ดูไม่น่าจะดีเท่าไหร่ในสายตาของผู้บริหารและเพื่อนร่วมงาน ซึ่งจุดนี้ก็คือ ผลงานของผู้บริหารแต่ละคนด้วยเช่นกัน
  • ประเมินผลงานหน่วยงาน พอถึงช่วงเวลาประเมินผลงาน ก็จะมานั่งดูกันในห้องประชุมเลยว่า ผลงานที่ออกมาในแต่ละเรื่องนั้นเป็นอย่างไร อะไรถึงบ้าง อะไรไม่ถึง อะไรเกินบ้าง ฯลฯ จากนั้นก็มีการพิจารณาว่า เป้าหมายปีถัดไป จะต้องทำอะไรบ้าง และจะต้องแก้ไขเรื่องอะไรเพื่อให้ผลงานปีถัดไปนั้น ดีกว่าปีนี้ให้ได้ โดยที่การประชุมนี้จะยังไม่ได้ลงไปถึงผลงานของพนักงาน แต่จะสรุปผลงานขององค์กร และของหน่วยงานกันก่อน
  • ประเมินผลงานพนักงาน จากนั้นจึงค่อยมาประเมินผลงานของพนักงานแต่ละคน พอถึงช่วงเวลาประเมินผลงานพนักงานแต่ละคน ก็จะง่ายขึ้น เพราะมีเป้าหมายชัดเจน มีผลของการทำงานที่ออกมาที่ชัดเจน อีกทั้งในระหว่างปีก็ยังมีการติดตามงานกันอย่างจริงจัง มีการสอนงานกัน บอกกันว่าอะไรดี อะไรไม่ดี ทุกอย่างมันค่อนข้างจะชัด และเห็นภาพ ดังนั้นการประเมินผลงานพนักงานก็เลยไม่ยากเมื่อเทียบกับการประเมินผลงานแบบเดิมๆ ซึ่งจุดนี้เองอาจจะเป็นจุดที่ทำให้หลายคนเข้าใจผิดว่า การบริหารผลงานจะเอามาใช้แทนการประเมินผลงานได้ ซึ่งถ้าพอทราบความเป็นจริงเบื้องหลังแล้ว จะพบว่า มันคนละเรื่องกันเลยครับ

success conceptและสิ่งเหล่านี้ก็คือ สิ่งที่องค์กรที่ทำเรื่องบริหารผลงานได้สำเร็จได้ทำกันจริงๆ สังเกตได้ชัดว่า ระบบนี้ก็คือระบบการบริหารจัดการให้ลูกน้องทำงานให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยการที่ลูกน้องจะทำงานได้ดีหรือไม่ดีนั้น สิ่งแรกที่ต้องชัดก็คือเป้าหมายในการทำงาน จากนั้นก็คือ เรื่องของการติดตามผลงานกันอย่างจริงจัง มีการสื่อความเรื่องผลงานกันเป็นทอดๆ ไป สุดท้ายก็มาดูผลงานว่าถึงหรือไม่ถึง และจะพัฒนาผลงานต่อกันอย่างไร

กุญแจสำคัญที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ ความเอาจริงเอาจังของผู้บริหารระดับสูงที่จะต้องยึดเอาเป้าหมายขององค์กรให้มั่น แล้วก็จัดให้มีการติดตามผลงานกันอย่างจริงจัง ไม่ว่าจะเป็นการประชุมและเอาผลงานจริงขึ้นเทียบกับเป้าหมายกันทีละตัวเลย

ระบบบริหารผลงานไม่ใช่ระบบที่ยาก แต่ต้องอาศัยความจริงจัง และมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้สำเร็จ โดยอาศัยการพัฒนาการทำงานอย่างต่อเนื่องนั่นเองครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s