ประชุม หนอ ประชุม ทำยังไงให้มีประสิทธิภาพ

businessmen-1039905_1920

ชีวิตของมนุษย์เงินเดือน ยิ่งตำแหน่งสูงขึ้นเท่าไหร่ ก็จะต้องมีการประชุมมากขึ้นเท่านั้น ไม่รู้ทำไมเหมือนกันนะครับ ผู้บริหารบางคนประชุมทั้งวัน แต่ละวันก็จะมีหลายคณะประชุม เสร็จจากห้องนี้ ก็ไปต่อห้องนั้น เสร็จจากห้องนั้นก็ไปต่อห้องโน้น ยิ่งไปกว่านั้น บางบริษัทประชุมกันตั้งแต่เช้าจนดึกๆ ดื่นๆ ก็ยังไม่เสร็จ เคยกลับมานั่งลองคิดดูหรือไม่ครับว่า ที่เราประชุมๆ กันไปนั้น เราได้อะไรจากการประชุมบ้าง เราใช้เวลาคุ้มค่าหรือไม่ แล้วผลของการประชุมแต่ละครั้งที่เราต้องการนั้น เราได้ตามที่ต้องการจริงๆ หรือไม่

วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการประชุมคืออะไรกันแน่ ทำไมเราต้องมีการประชุมกัน คิดเร็วๆ ก็คือ งานที่เราไม่สามารถทำคนเดียว คิดคนเดียว งานที่ต้องอาศัยคนอื่นช่วยกันทำ ก็ต้องมีการพูดคุยกัน และการตัดสินใจบางอย่างร่วมกัน ก็เลยต้องมีการมานั่งคุยกัน ขอความเห็น และเอาไปทำงานกันต่อได้

ถ้าเราจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นเราจะต้องทำอย่างไรกันบ้าง

  • กำหนดวาระในการประชุมให้ชัดเจน วาระการประชุมจริงๆ มันก็คือ การวางแผนล่วงหน้าว่าในการประชุมครั้งนี้จะมีเรื่องอะไรบ้าง และจะต้องได้คำตอบอะไรจากการประชุมบ้าง และที่สำคัญก็คือ ถ้าจะให้เวลาในการประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรจะส่งวาระการประชุมให้กับสมาชิกทุกคนล่วงหน้าก่อนประชุมประมาณ 4-5 วัน เพื่อให้มีเวลาเตรียมการกันก่อนที่จะประชุม และจะต้องระบุให้ชัดเจนว่า เมื่อจบการประชุมครั้งนี้ จะต้องได้คำตอบอะไรจากการประชุม เพื่อที่จะทำให้สมาชิกทุกคนเห็นเป้าหมายเดียวกันก่อนที่จะมาประชุม
  • กำหนดเวลาในการประชุมให้ชัดเจน ในการประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีการกำหนดระยะเวลาที่จะใช้ในการประชุมให้ชัดเจน เช่น 1 ชั่วโมง 2 ชั่วโมง ฯลฯ โดยภายในระยะเวลาที่กำหนดนั้น เราจะต้องได้คำตอบที่เราต้องการตามวาระ และเป้าหมายของการประชุมแต่ละครั้ง
  • ผู้ที่เข้าร่วมประชุมควรจะเป็นบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ ไม่ควรเชิญบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาประชุมด้วย เพราะจะยิ่งทำให้การประชุมยืดออกไปอีก จริงๆ การประชุมเราต้องการหาคำตอบในเรื่องของการทำงาน ดังนั้น เราจะรู้อยู่แล้วว่า การประชุมแต่ละครั้งคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ น่าจะมีใครบ้าง ก็ให้เข้าเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องก็พอ เพราะนี่คือการประชุมทำงาน ไม่ใช่งานเลี้ยงวันเกิดพนักงาน
  • ตรงต่อเวลา ในการประชุมนั้นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้วาระและเป้าหมายของการประชุมก็คือ เรื่องการตรงต่อเวลาของผู้ที่เข้าร่วมประชุม ผมเคยเห็นและเคยพบกับบางประชุม ที่นัด 00 น. แต่พอไปถึงห้องประชุมกลับกลายเป็นว่ายังไม่มีใครมา รอกันไปรอกันมา เสียเวลาไปเรื่อย กว่าจะเริ่มประชุมได้ก็เกือบ 11.00 น. แบบนี้ถือว่าไม่มีวินัยในเรื่องของเวลา ดังนั้นเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด สมาชิกทุกท่านก็ควรที่จะมีวินัย และเคารพและให้เกียรติผู้อื่นด้วย โดยการเข้าประชุมให้ตรงเวลาที่กำหนดไว้

smartphone-meeting

  • เปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น เนื่องจากการประชุมที่เกิดขึ้นเพราะต้องมีการขอความเห็น และตัดสินใจบางอย่างร่วมกัน ดังนั้นการกระตุ้นและเปิดโอกาสให้สมาชิกในที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพียงแต่จะต้องมีการควบคุมเวลา และเรื่องที่ประชุมโดยประธานในที่ประชุม ทั้งนี้ก็เพื่อให้ที่ประชุมได้รับทราบความคิดเห็น และมุมมองของสมาชิกแต่ละคน ก่อนที่จะตัดสินใจร่วมกันต่อไป
  • อย่าประชุมถ้าคิดว่าจะไม่ได้ผลอย่างที่ต้องการ บริษัทยักษ์ใหญ่ระดับโลก ไม่ว่าจะเป็น google apple หรือ Microsoft ต่างก็ใช้วิธีนี้ก็คือ ถ้าประธานที่ประชุม รู้ว่าการประชุมครั้งนี้จะเป็นการเสียเวลาเปล่า ก็จะสั่งเลื่อนออกไป และย้ำให้ทุกคนเตรียมเรื่องมาก่อนล่วงหน้า เพราะบางครั้งเราจะเห็นว่า มาประชุมกันแบบไม่ได้เตรียมอะไรมาเลย ขอข้อมูลอะไร ก็ต้องวิ่งออกไปหา ไปหยิบ หรือใช้เวลาในการค้นนาน เพราะขาดการเตรียมพร้อม เรื่องที่จะตัดสินใจก็ช้าออกไปอีก เวลาที่ใช้ประชุมก็ยิ่งนาน เสียทั้งเวลาในการทำงานของตนเอง และเวลาของคนอื่นด้วย

และเนื่องจากการประชุมประกอบไปด้วยสมาชิกมากกว่า 1 คน สิ่งที่สำคัญก็คือ สมาชิกทุกคนจะต้องเคารพกฎเกณฑ์ต่างๆ ในการประชุม ให้เตรียมก็ต้องเตรียม ให้ตรงเวลาก็ต้องตรงเวลา และเวลาที่ประชุมกัน ก็ไม่ควรนำที่ประชุมออกนอกเรื่อง เพราะบ้านเรานั้นการประชุมของเรา จะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับวาระ และวัตถุประสงค์ของการประชุมเลย เข้าเรื่องได้ไม่นาน ก็เข้าป่าต่อ ผลก็คือ เราต้องใช้เวลาในการประชุมยาวเกินความจำเป็น งานก็ไม่ได้ ประชุมก็ไม่เดิน

ผมเคยประชุมกับผู้บริหารที่เป๊ะมากๆ เรียกว่าประทับใจในการบริหารการประชุมของเขามากทีเดียว เริ่มประชุมตรงเวลา เพราะมากกันก่อนเวลา เตรียมเอกสารรายงานการประชุม และวาระการประชุมก่อนล่วงหน้า 1 สัปดาห์ ประธานเข้ามาก็ทักทายสั้นๆ จากนั้นก็เริ่มต้นประชุม ถ้าในวาระใดที่ผู้เข้าร่วมไม่มีการเตรียมอะไรมาเลย ก็จะข้ามวาระนั้นไปเลย เพราะประชุมไปก็ไม่มีประโยชน์อะไร เนื่องจากข้อมูลไม่พร้อม และจะมีการกำชับคนที่เป็นเจ้าของเรื่อง (ก็รู้สึกผิดกันไป) ทุกคนมีการแสดงความเห็นตรงกับเรื่องที่ประชุม ใครออกนอกเรื่องประธานก็ดึงกลับเข้าเรื่อง

ผลก็คือ ได้สรุปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ภายในเวลาที่กำหนด ทำให้ทุกคนมีเวลาไปทำงานของตนเองต่อได้อีก โดยไม่ต้องเสียเวลานั่งอยู่ในห้องประชุมทั้งวันโดยไม่ได้อะไรเลย

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s