เคล็ดลับในการเป็นหัวหน้างานที่ดี ตอนที่ 2: การสื่อความ ด่านแรกของความเข้าใจ

commu12

ทักษะในการเป็นหัวหน้างานที่ดี อีกเรื่องที่เป็นเรื่องสำคัญมาก ก็คือ ทักษะในการสื่อความ พนักงานหลายคนบ่นให้ฟังบ่อยๆ ว่า หัวหน้ามักจะพูดจาไม่ค่อยรู้เรื่อง บางครั้งเรื่องง่ายๆ กลับเอามาพูดซะเป็นเรื่องยาก และไม่ค่อยเข้าใจ สุดท้ายก็เลยไม่รู้ว่า ต้องทำงานอะไรบ้าง เลยต้องมาคุยกันใหม่หมด

เป้าหมายของการสื่อความก็คือ การทำให้อีกฝ่ายเข้าใจ ย้ำนะครับ การทำให้อีกฝ่ายเข้าใจในสิ่งที่เราสื่อไป ถ้าเราเข้าใจเป้าหมายตรงนี้จริงๆ แล้ว ก็ต้องมาถามตัวเองต่อว่า แล้วเราจะสื่ออย่างไร ด้วยวิธีการใด และด้วยสื่ออะไร ฯลฯ เพื่อให้อีกฝ่ายเข้าใจตรงกับสิ่งที่เราต้องการจะสื่อ

เทคนิคการสื่อความง่ายๆ ที่หัวหน้าควรจะฝึกไว้

  • ทำความเข้าใจเป้าหมายที่เราต้องการจะสื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ เรื่องนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมาก การที่เราจะสื่ออะไรให้คนอื่นเข้าใจได้ สิ่งแรกที่เราจะต้องทำให้ได้ก็คือ เข้าใจในสิ่งที่เราต้องการจะสื่อก่อน ต้องเข้าแบบว่า เข้าใจจริงๆ เห็นภาพของผล หรือเป้าหมายอย่างชัดเจนมากๆ เพราะถ้าเราชัดเจน แนวโน้มของการสื่อความก็จะยิ่งชัดเจนมากขึ้น ในทางตรงกันข้าม หัวหน้างานบางคน ยังไม่ทันที่จะทำความเข้าใจในสิ่งที่จะสื่อ ก็รีบพูดออกไป เหมือนกลัวว่าจะมีใครมาแย่งพูด เลยพูดออกไปทั้งๆ ที่ยังไม่เข้าใจจริงๆ ผลก็คือ พนักงานในทีมก็ไม่เข้าใจเช่นกัน สุดท้ายก็งงๆ กันไป ทำงานแบบงงๆ ได้งานแบบงงๆ
  • สื่อด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายๆ อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วว่า เป้าหมายของการสื่อความก็คือ การทำให้อีกฝ่ายเข้าใจในสิ่งที่เราต้องการจะสื่อ ดังนั้น การใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายๆ จะทำให้คนอื่นทำความเข้าใจได้ง่ายมากกว่า การใช้ภาษาเฉพาะทาง โดยเฉพาะศัพท์เทคนิคต่างๆ หรือ ภาษาที่ดูดี แต่เข้าใจยากมาก หรือภาษาไทยคำ ภาษาอังกฤษคำ โดยไม่สนใจว่าผู้ฟังจะเข้าใจหรือไม่ สนเพียงแต่ว่า เราจะต้องดูดีในสายตาของคนอื่น ก็เลยเลือกศัพท์แสงที่ดูหรูหรา ไม่มีใครเข้าใจได้เลย พูดจบก็ไม่มีใครรู้เรื่องเลย เหมือนกับที่หลายคนมีความคิดที่ดี เก่งมาก แต่กลับไม่สามารถทำให้คนอื่นเข้าใจในความคิดของตนได้ การสื่อความแบนี้ ไม่ควรจะมีระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องอย่างเด็ดขาด เพราะถ้าเราต้องการผลงานจากลูกน้อง หัวหน้าก็ต้องพยายามทำอย่างไรก็ได้ให้ลูกน้องเข้าใจให้ได้มากที่สุด โดยใช้ภาษาง่ายๆ ที่เห็นภาพ มากกว่า
  • น้ำเสียงและภาษากายมีความสำคัญ การสื่อความที่จะได้ผลดี สิ่งที่หัวหน้าจะปรับปรุงและทำให้ดีขึ้นก็คือ การใช้น้ำเสียงที่จริงใจ ไม่ขึ้นเสียง ไม่เสียดสีทิ่มแทง หรือประชดประชัน อีกเรื่องก็คือ ภาษาร่างกายก็ต้องสอดคล้องกับสิ่งที่กำลังจะสื่อด้วยเช่นกัน เช่น เราคงไม่ชมลูกน้องด้วยน้ำเสียงประชด และด้วยภาษากายที่ไม่มองตาอีกฝ่าย พร้อมกับทำหน้าเหย่ๆ เหมือนกับว่า ชมแบบขอไปที จริงๆ แล้วน้ำเสียงและภาษาร่างกายของหัวหน้าที่ออกมานั้น ทำให้ลูกน้องรู้ได้ทันทีว่า ตอนนี้หัวหน้ากำลังคิดยังไง คิดดี หรือคิดไม่ดี ซึ่งสุดท้ายการสื่อความก็ไม่ได้ผลอีกเช่นกัน
  • ถ้าต้องฟัง ก็ขอให้ฟังอย่างเข้าใจ การสื่อความที่ดี ไม่ใช่แค่เพียงการสื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรับฟังคนอื่นด้วย การฟังที่ดี และที่หัวหน้าจะต้องฝึกฝนและทำให้ได้ ก็คือ การฟังอย่างเข้าใจในสิ่งที่ลูกน้องพูด ไม่ใช่ฟังแล้วคิดไปเอง หรือเอาประสบการณ์ส่วนตัวมาเปรียบเทียบ เพราะลูกน้องเราแต่ละคนย่อมไม่เหมือนกัน และไม่เหมือนเรา ภาษากายก็เช่นกัน เวลาลูกน้องมาคุยด้วย สิ่งที่หัวหน้าควรจะทำก็คือ หยุดงานที่ทำอยู่ หันหน้ามาสบตา แล้วก็รับฟัง จากนั้นก็ให้มีการส่งสัญญาณ ทั้งภาษาพูด ภาษากาย ว่าตนกำลังตั้งใจฟังอยู่ ไม่ควรพูดตัดบท หรือสรุปเอาเองเลย ทั้งๆ ที่ยังฟังไม่จบ

นี่คือเทคนิคง่ายๆ ที่หัวหน้างาน หรือคนที่กำลังจะเป็นหัวหน้างานที่ดี จะต้องฝึกฝนในเรื่องของการสื่อความให้ดี เพราะการที่เราเป็นหัวหน้านั้น เรื่องการสื่อความเป็นเรื่องที่เป็นหัวใจของการเป็นหัวหน้างานที่ดีเลยก็ว่าได้ ไม่ว่าจะบทบาทอะไรของหัวหน้าก็ต้องอาศัยการสื่อความทั้งสิ้น เช่น การวางแผน การควบคุมงาน การตรวจสอบ การให้ Feedback การสอนงาน การจูงใจ การสร้างทีมงาน ฯลฯ ทุกอย่างล้วนแต่ต้องใช้เทคนิคด้านการสื่อความที่ดีทั้งสิ้น

ผมมีบทความอีกบทความหนึ่งที่ว่าด้วยเทคนิคในการสื่อสาร ถ้าสนใจก็ลองคลิ้กตามลิงค์นี้ได้ครับ http://wp.me/pBmlU-1JY

 

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s