Exit Interview ทำอย่างไรให้ได้ผล

exit interview

ผมเชื่อว่าเกือบทุกบริษัทเวลาที่มีพนักงานขอลาออก จะต้องมีการทำ Exit Interview กันอย่างแน่นอน เพราะถือเป็นระบบมาตรฐานด้าน HR ที่จะต้องทำกัน คำถามก็คือ ข้อมูลจาก Exit Interview ที่เราทำนั้น ใช้ประโยชน์ได้จริงหรือไม่ เราได้ข้อมูลที่เป็นความจริงจากพนักงานสักแค่ไหน และที่สำคัญก็คือ คนที่สัมภาษณ์นั้นเป็นใคร และมีการวางแนวทางในการสัมภาษณ์ที่ถูกต้องหรือไม่

เราลองมาดูว่า สาเหตุที่ทำให้ Exit Interview ไม่ได้ผลจริงจัง และไม่สามารถเอาข้อมูลมาใช้ได้เลยนั้น เป็นเพราะอะไรบ้าง

  • ถามเป็นพิธี หลายบริษัทไม่เคยรู้เลยว่าทำไมต้องมี Exit Interview ด้วย เวลาที่ไปสอบถาม HR ที่ทำหน้าที่ในการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก ว่าทำ Exit Interview กันไปทำไม คำตอบที่ได้ส่วนใหญ่ก็คือ ทำเป็นระบบตามที่ทำกันมา แล้วก็ถามต่อว่า เอาข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์มาทำอะไรต่อบ้าง คำตอบที่ได้ส่วนใหญ่ก็คือ ไม่ได้ทำอะไรเลย เก็บไว้แล้วก็เก็บตลอดไป แล้วเราจะทำไปทำไมให้เสียเวลาจริงมั้ยครับ
  • คนตอบไม่อยากตอบความจริง คนที่ลาออกนั้น ส่วนหนึ่งมักจะคิดกัน 2 ลักษณะก็คือ หนึ่ง ไหนๆ ก็จะออกแล้ว จัดเต็มซะหน่อย เพื่อให้ผู้บริหารของบริษัทรู้ว่าปัญหามันอยู่ตรงไหน จะได้เอาไปแก้ไข กับอีกกลุ่มหนึ่งก็คิดว่า ไหนๆ ก็จะออกแล้ว จะพูดไปทำไมให้เสียเวลา ก็เลยไม่อยากให้ข้อมูลอะไรกับผู้สัมภาษณ์ ถามอะไรก็ตอบว่า โอเค ดีแล้ว ยิ่งไปกว่านั้นบางคนก็ยังไม่พูดความจริงในเรื่องของสาเหตุการลาออกด้วยซ้ำไป สุดท้ายก็เลยไม่สามารถเอาข้อมูลไปใช้งานได้จริง
  • ไม่มีการกำหนดโครงสร้างคำถาม บางคนอาจจะสงสัยว่า การทำ Exit Interview นั้นจะต้องถึงกับกำหนดโครงสร้างคำถามกันเลยหรือ คำตอบก็คือ ใช่ครับ เพราะถ้าเราต้องการอยากจะได้ข้อมูลความเป็นจริง หรืออย่างน้อยได้ข้อมูลที่เป็นสาเหตุที่ทำให้พนักงานลาออกที่ได้เค้าความเป็นจริงมาบ้าง ก็จะสามารถนำไปวางแผนในการแก้ไขปัญหาได้ ดังนั้น การที่เราจะได้ข้อมูลที่เป็นความจริงมานั้นก็จำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดเป็นระบบกันเลย ตั้งแต่ข้อมูลที่อยากได้ คำถามที่จะใช้ ต้องกำหนดให้ชัดเจน คนสัมภาษณ์ก็ได้เดินตามแนวทางได้ และได้ข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์ต่อได้
  • คนสัมภาษณ์เองมีปัญหา คนที่ทำการสัมภาษณ์นั้น หลายแห่งก็เป็น HR และให้พนักงานธรรมดา หรือใครก็ได้ในฝ่ายบุคคลทำการสัมภาษณ์ ซึ่งเวลาคุย ก็คุยไปเรื่อย บางครั้งก็ออกทะเลไปเหมือนกัน หรือบางทีก็ขอนินทาคนอื่นก่อนออกหน่อย ซึ่ง HR ถ้าไม่มีประสบการณ์ดีๆ หน่อย ก็มักจะถูกดึงออกทะเลไปได้เหมือนกัน พนักงานที่ลาออกบางตนหนักไปกว่านั้นอีก ยังเป็นคนพูดโน้มน้าวให้ HR ลาออกอีกคนด้วยซ้ำไป

meeting-1184892_1280ถ้าบริษัทของเราคิดว่า เรื่องของการทำ Exit Interview ไม่ได้ผลจริงๆ ผมคิดว่า เราก็ควรจะเลิกทำจะดีกว่า ไม่จำเป็นต้องเสียกำลังคน และเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ได้เอามาใช้ประโยชน์เลยครับ แต่ถ้าบริษัทของเราต้องการทำเพื่อที่จะได้ข้อมูลมาใช้ในการปรับปรุงการทำงาน ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล ระบบการทำงานต่างๆ อย่างจริงจังแล้ว ก็คงต้องมีการวางแผนในการทำเรื่องนี้ให้ดี ทำอย่างเป็นระบบ โดยการ

  • กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน ว่าจะทำไปเพื่ออะไร อยากได้ข้อมูลอะไร และข้อมูลนั้นเราจะหามาได้อย่างไร ด้วยคำถามอะไร และเราจะรู้ได้อย่างไรว่า สิ่งที่พนักงานพูดมานั้นเป็นความจริงหรือไม่ ต้องมีการวางแผนในเรื่องเหล่านี้ให้ดีก่อน
  • กำหนดข้อคำถามและประเด็นที่อยากจะรู้ให้ชัดเจน และเป็นระบบ ซึ่งโดยทั่วไปก็มักจะมีประเด็นในการตั้งคำถามเพื่อถามพนักงานที่ขอลาออก ดังต่อไปนี้ (1) ปัญหาของระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทเรา (2) สอบถามมุมมองของพนักงานที่มีต่อการทำงานที่นี่ว่ามีอะไรดี อะไรที่ไม่ชอบ อะไรที่ชอบ อะไรที่ควรปรับปรุง (3) สอบถามประเด็นของประสิทธิภาพในการบริหารจัดการของผู้จัดการแต่ละคนว่ารู้สึกอย่างไร (4) เรื่องของการเปรียบเทียบระบบการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนและสวัสดิการ เมื่อเทียบกับตลาดว่าเป็นอย่างไร รู้สึกอย่างไร และ (5) ขอความเห็นในการพัฒนาต่อไปว่า มีประเด็นอะไรบ้างที่บริษัทควรจะให้ความสำคัญและใส่ใจมากกว่าเดิม ประเด็นคำถามห้าประเด็นที่ผมได้ให้ไว้นั้น เป็นแค่เพียงแนวทางในการกำหนดคำถามเท่านั้นนะครับ บางท่านอาจจะเอาไปเพิ่มเติม ต่อยอดได้ แต่ต้องให้ชัดเจนก่อนว่า สิ่งที่เราอยากจะได้นั้นมีเรื่องอะไรบ้าง เพื่อที่จะได้มากำหนดคำถามได้อย่างชัดเจนและเป็นระบบมากขึ้น
  • อาจจะใช้คำถามในแนวที่เป็นคำถามนำ เช่นถามว่า “ฉันไม่รู้ว่าทำไมบริษัทถึงไม่ทำ………..” หรือ “ฉันไม่คิดลาออกแน่นอน ถ้าบริษัทมีสิ่งต่อไปนี้……..” และให้พนักงานเขียนลงในกระดาษมาส่ง ด้วยแนวคำถามแบบนี้ ก็น่าจะได้มุมมองของพนักงานต่อการปรับปรุงระบบงานบางอย่างของบริษัทได้
  • กำหนดคน จำนวนครั้งที่จะสัมภาษณ์ให้ดี บางแห่งกำหนดให้มีการสัมภาษณ์ 2 ครั้งเหมือนกับตอนสัมภาษณ์เพื่อเข้าทำงาน ก็คือ ให้ผู้บังคับบัญชาระดับเหนือขึ้นไปจากหัวหน้าของพนักงานที่ลาออกเป็นคนสัมภาษณ์ก่อน และครั้งที่สองก็คือ HR เป็นคนสัมภาษณ์ โดยกำหนดให้มีระดับของข้อมูลที่อยากจะได้ให้แตกต่างกันไป และที่สำคัญก็คือจะต้องมีการอบรม และฝึกฝนคนที่จะมาทำหน้าที่สัมภาษณ์ตรงนี้เช่นกัน

สังเกตว่าถ้าบริษัทใดที่มีการกำหนดแนวทางในการทำ Exit Interview อย่างเป็นระบบ จะทำให้เราได้ข้อมูลที่ชัดเจนจากพนักงานที่ขอลาออก และยิ่งไปกว่านั้น เราจะได้ข้อมูลที่สะท้อนความเป็นจริงมากขึ้น และด้วยคำถามที่เน้นไปที่ระบบการทำงาน ก็จะทำให้เราได้ข้อมูลที่เป็นเรื่องของข้อเท็จจริง โดยที่มีอารมณ์และความรู้สึกเข้ามาปะปนน้อยลงได้

ถ้าคิดจะทำ Exit Interview ก็ควรจะทำให้ดี เพื่อให้ได้ข้อมูลมาปรับปรุงบริษัทได้ และอีกประเด็นที่ควรจะเน้นให้มากก็คือ ข้อมูลเหล่านี้จะต้องมีการส่งไปถึงผู้บริหารของบริษัทด้วยเช่นกัน เพื่อให้เขาเห็นข้อมูลสะท้อนกลับจากพนักงานที่คิดจะลาออกจากบริษัทว่า มองอย่างไร ทำไมถึงลาออกไป และ HR จะต้องนำเอาข้อมูลเหล่านี้มาใช้ให้เป็นประโยชน์ให้ได้ครับ เพราะเราอุตสาห์วางระบบและเสียเวลาในการเก็บข้อมูลมาแล้ว เราก็ควรจะเอาข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์กลั่นกรอง และนำไปใช้ประโยชน์กับบริษัทให้ได้มากที่สุดครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s