พูดอย่างไร ให้พนักงานเกิดแรงจูงใจในการสร้างผลงานที่ดี

ผมเชื่อว่า คนที่เป็นหัวหน้าทุกคน ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งระดับใดในองค์กร ล้วนแต่ต้องการให้พนักงานของตนเองสร้างผลงานที่ดีอย่างต่อเนื่อง และในยุคนี้ เรื่องของการบริหารผลงานก็เข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำให้พนักงานสร้างผลงานให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ (KPI) และด้วยระบบบริหารผลงานที่ดี ก็พยายามที่จะส่งเสริมให้หัวหน้างานในทุกระดับ ต้องมีการ Feedback ผลงานของพนักงานอยู่เสมอ เพื่อให้เกิดการพัฒนาผลงานกันอย่างต่อเนื่อง

ยิ่งไปกว่านั้น บางองค์กรเอง ที่มีระบบประเมินผลงาน และต้องมีการพูดคุยกับพนักงานในเรื่องของผลงานปีละครั้งตอนปลายปี หรือที่เราเรียกกันว่า Performance Review นั้น ก็พยายามที่จะเลิกระบบนี้ไป โดยนำเอาระบบที่เรียกว่า On-going Communication ในเรื่องของผลงานมาใช้แทน พูดง่ายๆ ก็คือ เลิกคุยกันปีละครั้ง แต่ให้มาคุยกันบ่อยๆ มากขึ้น เพื่อทำให้การประเมินผลงานมีความแม่นยำตรงกับผลงานพนักงานมากขึ้น ไม่ใช่แค่เพียงพิธีกรรมที่ทำกันปีละครั้งแล้วก็จบไป

และเมื่อหัวหน้างานจะต้องพูดคุยเรื่องผลงานกับพนักงานอยู่บ่อยๆ ก็เลยนำเอาแนวทางในพูดคุยเรื่องผลงานมาแนะนำกันครับ โดยเน้นไปที่การพูดเพื่อสร้างแรงจูงใจ ให้พนักงานสร้างผลงานที่ดีออกมาให้ได้ เราลองมาดูแนวทางการพูดว่ามีอะไรกันบ้างครับ

  • Recognition คือ คำชมที่นายพึงชมลูกน้อง เมื่อลูกน้องทำผลงานได้ดี ไม่ว่าจะเป็นผลสำเร็จของงาน หรือพฤติกรรมที่พนักงานแสดงออก ถ้าพนักงานทำได้ดี ก็ต้องมีการให้คำชมด้วย แนวทางการให้คำชมก็มีดังนี้ครับ “ผมรู้สึกประทับใจในสิ่งที่คุณได้ทำในโครงการนี้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของผลสำเร็จของโครงการ ระยะเวลาที่ใช้ และงบประมาณที่ต้องบริหาร คุณทำได้สมบูรณ์แบบมาก…”

 

  • Tangible Reward คือ คำพูดประกอบสำหรับการให้รางวัลที่จับต้องได้ เช่น การขึ้นเงินเดือน หรือ โบนัสตามผลงาน หัวหน้างานควรจะพูดถึงที่มาที่ไปของเงินรางวัล เพื่อให้พนักงานได้รับทราบจะได้ทราบถึงสาเหตุที่แท้จริงของเงินรางวัลเหล่านี้ ไม่ใช่นิ่งเงียบไปบอกอะไร แนวทางคำพูดก็ประมาณนี้ครับ “ด้วยยอดขายที่ดีขึ้นในปีที่ผ่านมา คุณเองก็เป็นคนที่สร้างยอดขายให้กับบริษัทได้สูงที่สุด บริษัทก็เลยให้โบนัสพิเศษเพื่อตอบแทนในสิ่งที่คุณทำได้ดีในปีที่ผ่านมา” หรือ “ผลงานทุกด้านที่เรากำหนดกันไว้เมื่อต้นปี คุณทำได้เหนือกว่าที่เราคุยกันไว้มาก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการบริหารต้นทุน การสร้างแนวทางในการให้บริการลูกค้า และเรื่องของงานโครงการใหม่ที่ทำสำเร็จได้ก่อนกำหนด ก็เลยทำให้บริษัทยินดีที่จะขึ้นเงินเดือนให้คุณในอัตรา….% และมีการให้เงินรางวัลพิเศษอีกก้อนหนึ่งเพิ่มเติมให้….”

 

  • Accomplishment คือ คำพูดที่สะท้อนความสำเร็จของพนักงาน พนักงานบางคนต้องการที่จะประสบความสำเร็จในการทำงาน ต้องการรู้สึกถึงความสำเร็จ ก็ให้ใช้เรื่องของความสำเร็จในเรื่องของการทำงาน หรือ เป้าหมายในการทำงานมาประกอบคำพูด เช่น แม้ว่าคุณจะเป็นพนักงานใหม่ของเราในปีนี้ แต่ผลงานของคุณนั้นใหม่เลย คุณสามารถสร้างความสำเร็จให้กับทีมงานอย่างเห็นได้ชัด เป้าหมายที่เรากำหนดไว้ ก็ได้คุณที่คอยกระตุ้นและส่งเสริมให้งานเดินไปได้ตามแผนทุกอย่าง ผมขอชื่นชมในความสำเร็จนี้จากใจจริงครับ”

 

  • Altruism พนักงานบางคนต้องการที่จะเป็นส่วนหนึ่งของทีมงาน และไม่ต้องการที่จะทำให้ตนเองกลายเป็นสาเหตุที่ทำให้การทำงานต้องมีปัญหา ดังนั้นการพูด ก็ต้องสื่อให้เขาเห็นว่า ผลงานของเขานั้นไปมีผลกระทบต่องานของคนอื่น หรืองานขององค์กรอย่างไรบ้าง เช่น “เมื่อคุณมาทำงานสาย ก็ทำให้หน่วยงานข้างเคียงต้องรอคุณมาเซ็นเอกสาร ซึ่งทำให้การส่งของให้กับลูกค้าล่าช้าไป ก็เลยอยากให้ช่วยปรับปรุงเรื่องของเวลาในการมาทำงาน…” หรือ “ตอนนี้คุณก็รู้ขั้นตอนการทำงานในเรื่องนี้ดีกว่าทุกคนแล้ว ผมอยากให้คุณเป็นคนช่วยทำให้ทีมงานทุกคนเข้าใจในเรื่องนี้เหมือนๆ กัน โดยให้คุณเป็นคนสอน และแนะนำขั้นตอนการทำงานให้กับทุกคนในทีมงาน อย่าลืมนะครับ คุณจะเป็นคนทำให้ทีมงานของเราประสบความสำเร็จได้ในครั้งนี้”

 

  • Fear พนักงานบางคนอาจจะต้องใช้คำพูดที่ทำให้รู้สึกกลัว จริงๆ คนเราเองก็มีความกลัวอยู่ในจิตใจทุกคน แต่บางคนกลัวมาก บางคนกลัวน้อย ก็ต้องลองประเมินพนักงานของท่านดูว่าต้องใช้คำพูดในแนวนี้หรือไม่นะครับ ตัวอย่างเช่น “ถ้าคุณยังใช้คำพูดไม่เหมาะสมกับลูกค้าแบบนี้อยู่อีก ผมอาจจะต้องออกใบเตือนตามระเบียบของบริษัท” หรือ “งานนี้ถ้าคุณทำไม่ทันตามเวลาที่กำหนดไว้ จะเกิดผลต่องานโครงการในภาพใหญ่ทันทีนะครับ”

 

  • Control พนักงานบางคนต้องการที่จะมีอิสระในการควบคุมการทำงานของตนเอง ต้องการควบคุมสภาพแวดล้อม รวมถึงแนวทางในการทำงานด้วยตนเอง ไม่ต้องการให้มีคนมาบอกรายละเอียดขั้นตอนการทำงานทุกขั้นตอน พนักงานบางคนถึงกับบอกกับหัวหน้าของตนเองว่า “พี่อยากได้อะไรแบบไหนก็บอกเป้าหมายที่ต้องการมาได้เลย เดี๋ยวผมไปดำเนินการจัดการมาให้เอง” พนักงานในลักษณะนี้ ถ้าเราต้องคุยในเรื่องของผลงาน ก็อาจจะต้องพูดคุยในประโยคที่เน้นให้พนักงานมีโอกาสในการควบคุมตนเองในการทำงาน เช่น “งานนี้ผมต้องอาศัยความสามารถของคุณดำเนินการตามที่คุณเห็นสมควรได้เลย เพื่อให้งานออกมาให้ได้ตามเป้าหมายที่เราคุยกันไป” หรือ “คุณพิสูจน์ให้ผมเห็นแล้วว่าคุณเป็นคนที่มีวินัยในตนเองมาก ดูแลงานได้ทุกเรื่องด้วยตนเอง โดยที่ผมไม่ต้องเข้ามาลงรายละเอียดอะไรเลย งานถัดไป ผมจะให้คุณลุยได้เต็มที่เลย…”

แนวทางข้างต้นนั้น คงต้องอาศัยผู้จัดการ หรือหัวหน้างานที่วิเคราะห์ความต้องการของพนักงานแต่ละคนให้ออก ว่าแต่ละคนนั้นต้องการอะไร และจะถูกจูงใจได้ด้วยเรื่องอะไร บางคนไม่กลัวคำขู่ ก็ต้องอาศัยความสำเร็จ บางคนต้องการคำชม บางคนต้องการที่จะได้อิสระในการทำงาน ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ เราสามารถนำมาออกแบบคำพูดที่จะใช้ในการให้ Feedback พนักงานได้ และถ้าเราทำได้ตรงกับสิ่งที่พนักงานต้องการแล้ว แรงจูงใจในการทำงานของพนักงานก็น่าจะเกิดขึ้นได้ไม่ยากครับ (คำพูดข้างต้น เราสามารถนำมาปรับใช้ในแง่ลบ เวลาที่พนักงานทำงานได้ไม่ดี ก็ได้นะครับ ขอให้ตรงกับสิ่งที่พนักงานต้องการก็จะทำให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของผลงานของตนเองได้เช่นกัน)

อ้างอิงบางส่วนจากหนังสือ How to say it: Performance Review ของ Meryl Runion and Janelle Brittain

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s