แนวทางการใช้คำถาม เพื่อสื่อสาร และพัฒนาผลงานพนักงาน

เรื่องของการพูดคุยสื่อสารเรื่องผลงานกับลูกน้องนั้น เป็นเรื่องที่หัวหน้างบางคนบ่นว่ายากมาก เพราะไม่รู้ว่าจะคุยอะไร บางบริษัทมีนโยบายให้ Feedback และ Coaching พนักงานทุกสองเดือนบ้าง ทุกไตรมาสบ้าง พอถึงเวลาที่ต้องคุยกับพนักงานทีไร ก็ไม่รู้จะพูดอย่างไร หรือไม่ก็พูดไปให้จบๆ แล้วก็แยกย้ายไปทำงาน จะให้ Coach ก็ไม่รู้ว่าจะ Coach อะไรดี

จริงๆ แล้วการพูดคุยเรื่องผลงานและการสอนงานนั้น เรามุ่งเน้นไปที่การทำให้พนักงานได้รับทราบผลงานของตนเองในช่วงเวลาที่ผ่านมา ว่ามีอะไรที่ดี มีอะไรที่ต้องปรับปรุงบ้าง และหัวหน้าเองก็สามารถที่จะใช้ช่วงเวลานี้ในการสอนงานพนักงานได้ เพื่อให้ปลายปี ผลงานเข้าเป้าหมายที่ตั้งไว้นั่นเอง

แทนที่จะเป็นการบอกเล่า จากหัวหน้า ถึงผลงานที่ผ่านของพนักงาน เราอาจจะใช้คำถามเพื่อให้พนักงานตอบก็ได้เช่นกัน และยิ่งถ้าเป็นการใช้คำถามอย่างถูกต้องแล้ว ก็จะยิ่งทำให้พนักงานรู้สึกถึงแรงจูงใจในการทำงานต่อไป และทำให้การพูดคุยเรื่องของผลงานเป็นเรื่องที่เป็นธรรมชาติมากขึ้น การสอนงานก็สามารถใช้แนวคำถามเหล่านี้ได้เช่นกัน

วันนี้ผมนำเอาแนวทางในการใช้คำถาม เพื่อพูดคุย และสอนงาน ในเรื่องของผลงานกับพนักงานมาฝากกันครับ ผู้คิด และเขียนก็คือ Natalie Ashdown เป็น coach และนักเขียน ซึ่งเขียนหนังสือเรื่อง Bring out their best-inspiring a coaching culture in your workplace. ผู้เขียนเรียกแนวทางนี้ว่า PCIP เราลองมาดูแนวทางในการตั้งคำถามกันครับ

  • Proud เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของความสำเร็จ และความภาคภูมิใจในการทำงานของพนักงาน เช่น คำถามว่า
    • “ช่วงที่ผ่านมามีเรื่องอะไรดีๆ เกิดขึ้นบ้าง” หรือ
    • “มีความสำเร็จในการทำงานอะไรเกิดขึ้นบ้าง” หรือ
    • “ช่วงที่ผ่านมาคุณได้ใช้จุดแข็งของคุณไปในเรื่องไหนบ้าง และผลเป็นอย่างไร”
  • Challenges เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของความท้าทายในงาน ปัญหาที่เกิดขึ้น และแนวทางในการแก้ไข เช่น
    • “คิดว่ามีความท้าทายใหม่ๆ อะไรที่เกิดขึ้นบ้าง”
    • “และความท้าทายนั้นมีผลต่อการทำงานของเราอย่างไร”
    • “คุณคิดว่าจะมีวิธีที่จะจัดการกับความท้าทาย หรือปัญหาเหล่านั้นอย่างไรได้บ้าง”
  • Improvement เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของการปรับปรุงและพัฒนาการทำงาน ทั้งในเรื่องของความรู้ทักษะ และเรื่องของการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงาน ฯลฯ อาทิ
    • “ในช่วงที่ผ่านมาคุณได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ บ้าง”
    • “มีอะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และจะทำอย่างไรให้เกิดปัญหาน้อยที่สุด”
    • “ถ้าเปลี่ยนแปลงสำเร็จ คุณคิดว่าจะได้เรียนรู้อะไรจากการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้”
  • Plan เป็นชุดคำถามที่เน้นไปที่เรื่องของการวางแผนเพื่อดำเนินการต่อไปในทางปฏิบัติ เพื่อให้พนักงานได้เห็น และเข้าใจแผนการปฏิบัติงานในขั้นตอนถัดไป อาทิ
    • “ขั้นตอนถัดไป จะต้องทำอะไรต่อบ้าง เพื่อให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น”
    • “คุณมีแผนการดำเนินการอย่างไร กับเรื่องที่เราคุยกันมาทั้งหมด”
    • “ต้องการการสนับสนุนในเรื่องอะไรบ้าง แจ้งผมได้”

 

ลองนำเอาไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ ประเด็นที่สำคัญสำหรับการ พูดคุย สอนงาน ในเรื่องของผลงาน ก็คือ เรื่องของน้ำเสียงที่ใช้ในการพูด และภาษากายที่แสดงออกระหว่างการพูดนั้น จะต้องสื่อให้พนักงานเห็นถึงความจริงใจ และเห็นถึงความตั้งใจจริงของหัวหน้าที่ต้องการจะพัฒนาผลงานของพนักงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ไม่ใช่ถามเพื่อจับผิดไปเรื่อย เพราะจะทำให้การสนทนา และการสอนงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่เราต้องการ เพราะเมื่อพนักงานรู้สึกว่านายไม่จริงใจ และไม่ได้ตั้งใจจะสอนงานเรา เขาก็จะปิดประตูการรับฟัง และการเรียนรู้ลงทั้งหมด

ชุดคำถามที่เขียนในวันนี้ ก็ทำให้นึกถึง เทคนิคการสอนงานที่ใช้คำถาม ที่เรียกว่า GROW Model ขึ้นมาทันที สิ่งที่แตกต่างกันก็คือ PCIP นี้ เป็นชุดคำถามที่เน้นคำถามในเชิงบวก และเน้นคำถามที่ทำให้พนักงานตระหนักถึงความสำเร็จ ความภาคภูมิใจในการทำงาน และเน้นไปที่การพัฒนาผลงานให้ดีขึ้นในแง่มุมต่างๆ

ลองนำเอาไปปรับใช้กับการทำงานดูนะครับ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s